Praxistipps für ein erfolgreiches Onboarding

Ob das Onboarding eines neuen Mitarbeiters erfolgreich ist und Mitarbeitende sich wohlfühlen, entscheidet vor allem während der ersten Arbeitstage. Die folgenden sich an die obigen Top 10 anlehnenden Praxistipps haben sich beim Onboarding in der Praxis immer bewährt und als erfolgsrelevant erwiesen:

Vergewissern Sie sich immer wieder, ob Erlerntes verstanden wird und Mitarbeitende nicht überfordert werden.
Anerkennen Sie Fortschritte und loben Sie gute erste Leistungen. Das stärkt das Selbstvertrauen.
Legen Sie Wert auf einen transparenten Prozess. Die bestehenden Mitarbeiter müssen wissen, wie sie daran beteiligt sind und was ihre Aufgaben sind. Der Prozess gibt eine klare Orientierung und verhilft neuen zu einem guten Gefühl des Aufgenommenseins.
Teamleiter sollten mit dem Team die bevorstehende Einarbeitung in den wichtigen Punkten durchsprechen und die Aufgaben möglichst gleichmässig und gut organisiert verteilen.
Notieren sie Defizite in Anforderungen und Know-how. Dies hilft später bei der Personalentwicklung und beim Füllen von Wissenslücken.
Weisen Sie Mitarbeitenden idealerweise Aufgaben aus deren Fachgebiet zu, die sie mit wenig Vorbereitung gut und kompetent vermitteln können.
Wichtig für die Akzeptanz der Einarbeitung im Team: Auch der Teamleiter man sich daran beteiligen, auch eine aktive Rolle einnehmen. Das ist auch eine Form der Wertschätzung und betont die Wichtigkeit der Einführung für alle.
Nutzen Sie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checklisten, Workflows und Stellenbeschreibungen für die Fachbereiche. So geht nichts vergessen und man erzielt die notwendige Systematik.
Stellen Sie alle Anforderungen der Stelle zusammen – auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten. Hier helfen Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile. Auch der Einbezug der Mitarbeiter und ihre Erfahrungen ist hierfür wichtig.
Besondere Beachtung sollte man Schulungen, und Trainings und der Wissensvermittlung schenken. Lernpläne und E-Learning, wenn vorhanden, sind besonders empfehlenswert.
Entscheidend sind die ersten Tage. Erstellen Sie wenigstens für die erste Woche einen genauen Plan, der auch die soziale Integration beinhaltet. Der gibt Orientierung, Struktur und zeigt Neueintretenden, dass ihnen die Einführung und deren Aufnahme wichtig sind.
Auch ein kompaktes Programm für den ersten Arbeitstag schafft Sicherheit und zeigt den Neuen, was auf sie zukommt und dass die Einführung organisiert ist
Bei einem virtuellen Onboarding kann man Defizite in fehlenden Kontrapunkten in der Preboarding-Phase durch Webinare, Care-Pakete, Infomappen über das Unternehmen, virtuelle Get-Together-Veranstaltungen, regelmässige Calls mit “Paten”, Team und Vorgesetzten und mehr sehr gut abfedern.

Ziele und Besprechung des Einführungsplans

Ein Zielgespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Um so besser der neue Mitarbeitende weiss, was von ihm erwartet wird, desto sicherer fühlt er sich und weiss er auch, woran er gemessen wird. Es kann angebracht sein, gewisse Ziele gemeinsam zu vereinbaren. Ziele können quantitativer und qualitativer Art sein und auch die soziale Integration und die Unternehmenskultur betreffen. Es kann auch sinnvoll sein, Grobziele in den Einführungsplan aufzunehmen. Dies können beispielsweise sein:

Nach erster Woche selbständige Erfassung von einfachen Daten
Die wichtigsten 10 Kennzahlen kennen und einfache Fälle interpretieren können
50% der anfallenden Aufgaben selbständig erledigen
Kundengespräche mit Neukunden unter Begleitung mit Feedback

Prüfen Sie auch, welchen Einfluss der Mitarbeiter auf die Erreichung des Ziels wirklich hat und welche Entscheidungskompetenzen Sie ihm wie früh schon zusagen können, damit seine Einfluss- und Handlungsmöglichkeiten grösser werden. Vermeiden Sie Ziele, auf deren Erreichung ihr Mitarbeiter nur einen sehr geringen Einfluss hat. Reduzieren Sie den Zielumfang auf den Zustand, der vom Mitarbeiter massgeblich abhängt. Erfassen Sie mit Ihrem Mitarbeiter alle wichtigen Bedingungen und kritischen Abhängigkeiten, die einer Zielerreichung bei der Einführung im Wege stehen könnten. Dies wirkt sich auf das Selbstvertrauen und die Motivation aus.