Mitarbeitergespräche sicher führen und vorbereiten

Mitarbeitergespräche führen und vorbereiten bereitet vielen Führungskräften und Personalern reichlich Mühe. Doch es gibt einfache Tipps und Handlungsempfehlungen, mit denen man Mitarbeitergespräche souveräner, sicherer und zielgerichteter führen kann, einen klaren Ablauf schafft und konstruktive Mitarbeitergesprächs-Ziele schaffen kann. Diese Tipps sollen Ihnen dabei helfen.

Warum ist Empathie bei Mitarbeitergesprächen wichtig?

Einfühlungsvermögen; Fähigkeit, sich in andere hineinzuversetzen. In einem weiteren Sinne versteht man darunter auch die Fähigkeit, auf andere Werthaltungen und Normen eingehen, sie in die Person integrieren und neue soziale Rollen annehmen zu können. In einer sich schnell verändernden Gesellschaft ist Empathie eine wichtige Eigenschaft, um die Veränderungen mitzubestimmen und mitzutragen. Diese Fähigkeit spielt auch beim Coaching, bei der Mitarbeiterführung generell und bei Bewerberinterviews eine bedeutende Rolle.

Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche sollten immer in einer entspannten und positive Athmosphäre stattfinden

 

Umgang mit Aggressionen im Führen von Mitarbeitergesprächen

Es gibt viele Situationen im Berufsalltag, welche Aggressionen erzeugen können, manchmal wie ein Blitz aus heiterem Himmel völlig unvorbereitet, sei es wegen Intrigen oder extremen Stressbelastungen. Angebrachte Soforthilfen sind:

  • Eigene, echte Betroffenheit zeigen mit voller Zuwendung
  • Nach den Gründen fragen, Gesprächspartner ernst nehmen
  • Ruhig bleiben Gefühle des anderen widerspiegeln: Sie sind vermutlich dermassen verärgert, weil...
  • Die eigenen Gefühle beschreiben
  • Verständnis zeigen, sich für das Problem interessieren
  • Keinesfalls abblocken, aussprechen lassen und nachfragen
  • Eventuell geeigneteren Zeitpunkt für das Gespräch vorschlagen
  • Notizen machen, um Zuhören und Zuwendung zu verstärken

 

Mit Feedback das Selbstvertrauen stärken

Wie schon an mehreren Stellen in diesem Buch erwähnt, ist die Stärkung und Förderung des Selbstvertrauens eine wichtige Voraussetzung und zentrale Aufgabe von Mitarbeitergesprächen. Auch hierfür eignet sich das Feedback hervorragend, auch wenn es dadurch zwangsläufig wertend wird. Dabei kann sich das Feedback auf die Kommunikation beziehen, um Hemmungen abzubauen, auf Veränderungen, um Mut und Zuversicht zu geben oder das Verstärken von Erkenntnissen. Einige Beispiele von das Selbstvertrauen stärkenden Feedbacks sind:

  • Sie haben an dieser Sitzung viel Selbstbewusstsein gezeigt…
  • Sie beweisen mir damit, dass Sie grosse Fortschritte machen…
  • Das haben Sie mir jetzt sehr überzeugend geschildert…
  • Was Sie jetzt gesagt haben, hat mich sehr beeindruckt…
  •  Ihre differenzierte Sicht der Dinge ermöglicht …
  •  Ihre Meinung dazu macht mich sehr zuversichtlich, dass…

 

Welches sind die wichtigsten Grundregeln zum Feedback?

Feedback hat zum Ziel, dass sich die Beteiligten ihrer Verhaltensweisen bewusst werden, einschätzen lernen, wie ihr Verhalten auf andere wirkt, sehen, was sie bei anderen auslösen. Feedback ist nur dann gut, wenn es hilfreich ist und der Klarheit und dem gegenseitigen Verstehen dient. Deshalb sollte es folgende Eigenschaften aufweisen: beschreibend – nicht bewertend oder interpretierend, konkret – nicht verallgemeinernd, nicht pauschal, realistisch – nicht utopisch, unmittelbar – nicht verspätet, erwünscht – nicht aufgedrängt.


20 erfolgserprobte Beispiele guten Feedbacks


 

Wie praktiziert man eine aktive Gesprächsführung?

Folgende erprobte Gesprächstechniken verhelfen zu mehr Klarheit und einer aktiven und führenden Rolle in der Gesprächsführung: a) Verstärkung von beidseitig Gesagtem, b) Zusammenfassung wichtiger Erkenntnisse oder Massnahmen, c) Interpretation von Aussagen zur Sicherstellung des richtigen Verständnisses von Aussagen, d) Konkretisieren von bestimmten Sachverhalten, e) Sprechpausen zur Hervorhebung wichtiger kommender Aussagen, f) Schrittweises Aufzeigen von Vorgehensweisen, g) Fragen, die führen, steuern und gegenseitige Klarheit schaffen.

Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche dürfen nie zu einer Alibiübung verkommen

 

Was signalisiert ein vertrauensvolles Gespräch?

Aus Untersuchungen und Experimenten weiss man, dass vor allem folgende Signale für eine gute Gesprächs und Vertrauensbasis sprechen: a) Offenes Ansprechen von Gefühlen b) Gegenseitiges Akzeptieren von Kritik c) Beidseitige Übernahme von Verantwortung für das Gespräch d) Pausen und Bedenkzeiten e) ein lockerer und entspannter Umgang f) Probleme und Konflikte werden direkt angesprochen g) Meinungen werden offen und unumwunden vertreten und geäussert.

Mit guten Fragen Wertvorstellungen hinterfragen

Mit der Metakommunikation können Botschaften hinterfragt und präzisiert werden. In Gesprächen kann so eine Beziehungsebene erkundet oder verbessert und Missverständnisse beseitigt werden eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Gespräche.
Einige Beispiele: Sie half mir in dieser Situation. Wie genau hat sie Ihnen in welcher Situation geholfen?  Dieses Konzept ist besser – Besser als was, verglichen womit?  Offensichtlich ist dies eine gute Strategie. Offensichtlich für wen?  Ich kann nicht – Was würde passieren, wenn Sie es dennoch täten? Was hält Sie davon ab?

 

Auch Unsicherheiten kann man sicher kommunizieren

"Es könnte ja schon sein, dass…" ist eine Möglichkeit, eine nicht fest stehende, unsichere Situation zu formulieren. "Wir müssen mit der Möglichkeit rechnen, dass…" ist die andere. Der Unterschied: Bei der ersteren steckt in der Art und Weise der Formulierung viel Unsicherheit, die verwirrt und verunsichert. Die zweite Formulierung hingegen wirkt trotz Unsicherheit überzeugend, sicher und präzise. Man sollte also eine unsichere Aussage präzise und selbstbewusst formulieren, was auch die Position des Gesprächsführers stärkt und die Unsicherheit einer Mitteilung viel eher hinnehmen und akzeptieren lässt. Dies nicht auch zuletzt deshalb, weil man zur Unsicherheit steht und diese nicht zu verschleiern versucht.

 


Kostenlose Checkliste zum Führen von Mitarbeitergesprächen


 

Welche Selbstreflexion kann bei Kommunikationsproblemen helfen?

Es gibt Situationen, Menschen, Themen, Anlässe und Äusserungen, die ohne bewusstes Wahrnehmen Sand ins Getriebe eines Gespräches bringen oder ein starkes Unwohlsein hervorrufen können. Bewusstes Wahrnehmen kann helfen, die Ursachen aufzuspüren. Dabei können folgende Fragen eine Hilfe sein: "Wie gelingt es dieser Mitarbeiterin nur, mich jedes Mal dermassen in die Enge treiben zu können?" – "Warum beziehe ich seine Aussagen jedes Mal dermassen persönlich auf mich?" – "Was könnte ihn zu dieser provozierenden und beleidigenden Aussage gebracht haben?" Oder: "Wie steht es um meine Beziehung zu dieser Mitarbeiterin allgemein, gibt es da Befürchtungen oder Erwartungen, die ich verdränge?".

Mehr Klarheit und aktive Gesprächsführung

Folgende erprobten Gesprächstechniken verhelfen zu mehr Klarheit und einer aktiven und führenden Rolle in der Gesprächsführung:

  • Verstärkung von beidseitig Gesagtem
  • Zusammenfassung wichtiger Erkenntnisse oder Massnahmen
  • Interpretation von Aussagen zur Sicherstellung des richtigen Verständnisses von Aussagen
  • Konkretisieren von bestimmten Sachverhalten
  • Sprechpausen zur Hervorhebung wichtiger Aussagen
  • Schrittweises Aufzeigen von Vorgehensweisen
  • Fragen, die führen, steuern und gegenseitige Klarheit schaffen

 


Ablauf eines strukturierten Mitarbeitergespräches


 

Mitarbeiter aus der Reserve locken

Je nach Typ des Gesprächspartners und des Gesprächsthemas kann ein Gespräch sehr mühsam verlaufen, wenn Mitarbeiter sich kaum äussern. Verschiedene Fragen können weiterhelfen, wie z.B. "Was meinen Sie würde passieren, wenn Sie diese Entscheidung trotzdem fällen würden?". Oder: "Denken Sie mal an die Besprechungen der letzten Monate zurück – in welchen Situationen haben Sie sich besonders unwohl gefühlt?", "Können Sie mir ein Beispiel nennen?", Das verstehe ich nicht ganz, erklären Sie es mir bitte näher?".

 

Ein guter Teamgeist erleichtert die Mitarbeiter-Kommunikation

 

Warum die Ich-Haltung mit Emotionen mehr bewirkt

Man weiss aus der Gesprächspsychologie, dass diese Art der Formulierung eine starke Wirkung hat, indem man in der Ich-Form aus der selber erlebten Gefühlssituation heraus kommuniziert. Erklären Sie klar und deutlich, was Sie stört. Mit Ich-Botschaften fühlt sich der Mitarbeiter nicht angegriffen und ist offener für eine Lösung. Ein Beispiel: "Ich habe seit einigen Wochen ein ungutes Gefühl, dass Sie sich bei uns unwohl fühlen. Diese Beobachtung beschäftigt mich und ich möchte dafür die Gründe herausfinden".

 


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Nach dem Wie und nicht nach dem Warum fragen

"Warum sind Ihre Leistungen in letzter Zeit dermassen schwach und ungenügend?" Eine solche Warum-Frage engt ein und manövriert einen Mitarbeiter in eine Verteidigungssituation. Konstruktiver und sachdienlicher sind im Allgemeinen je nach Gesprächssituation, Problemstellung und Gesprächspartner Wie-Fragen. "Wie können wir aus Ihrer Sicht gemeinsam Ihre Leistungen verbessern?". Wie-Fragen fördern die Verantwortungsübernahme des Gesprächsführers, signalisieren Vertrauen in seine Urteilsfähigkeit und dem Interesse an seiner Meinung und fokussieren nicht den Schuld, sondern den Lösungsaspekt einer Angelegenheit.


Jahres-Mitarbeitergespräch: Ausformulierte Vorlage eines Mustergesprächs


 

Mitarbeitergespräch mit Brücke des Verstehens führen

Formelle Mitarbeitergespräche sind sehr effektive Gelegenheiten, um eine Brücke zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu bauen und zu erhalten. Sie können sie nutzen, um offen zu kommunizieren und sich auszutauschen, klare Vereinbarungen zu treffen und gemeinsam Ziele festzulegen. Es wäre schade, wenn Sie sie nicht voll nutzen und sich selbst durch negative Gedanken (mögliche Antipathie, unliebsame Vorfälle, kürzlich stattgefundenes Konfliktgespräch, ungenügende Qualifikation vom letzten Jahr usw.) und Erwartungen blockieren würden. Man weiss aus der Kommunikationspsychologie, dass das Einstellen auf die Verhaltensweisen des Gesprächspartners unbewusst Vertrauen und Harmonie bewirken. Dazu gehört die Körperhaltung, die Gestik, die Wortwahl, die Sprechweise, aber auch das Niveau und die Sichtweise.

Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche zu Zielvereinbarungen sollten ebenfalls klaren Regeln folgen

 

Fragen aktivieren und fördern den Dialog

Fragen sind auch deshalb besonders wichtig, weil sie einige Kernanliegen wirkungsvoller Kommunikation ermöglichen: Den Mitarbeiter zu aktivieren, ihn zum Nachdenken anzuregen, Optionen aufzuzeigen, Bewusstsein zu schaffen. Zudem sind Fragen generell in einem Gespräch sehr dialogfördernd und halten ein Gespräch in Gang. So implizieren Fragen aber auch immer Interesse am Gegenüber und seiner Meinungen und Sichtweisen und beweisen ein gutes Zuhören – was wiederum Vertrauen schafft und das Gefühl vermittelt, verstanden und ernst genommen zu werden.

Aufmerksamkeit und Konzentration fördern

Nur wenn Mitarbeiter am Gespräch teilnehmen, zuhören und sich konzentrieren, kann es erfolgreich verlaufen. Folgende Techniken helfen dabei:

  • Sprechweise variieren: schnell, langsam, laut, leise, betonen
  • Mit Beispielen veranschaulichen
  • Fragen zum Verständnis stellen
  • Nutzen aufzeigen: Das hat für Sie den grossen Vorteil, dass...
  • Pausen einlegen, um das Verständnis zu fördern
  • Visualisierung, z.B. auf einem Stück Papier oder auf Flipchart
  • Strukturierung des Gesagten: also erstens, zweitens, drittens oder: Wir haben also drei Problemkreise, die es zu lösen gilt...
  • Klar und einfach formulierte Wiederholungen von Wichtigem
  • Massnahmen und Vereinbarungen immer zusammenfassen



 Wer fragt, führt: Interessante Fragen zu Mitarbeitergesprächen


 

Klärende Fragen zur Informationsgewinnung stellen

Fragen helfen, Sichtweisen des Gesprächspartners zu verstehen oder Veränderungen im Sachverhalt zu erkennen. Sie können auch sicherstellen, dass Aussagen im Sinne des Anderen interpretiert werden. Beispiele: Wie erklären Sie sich diese Vorfälle – Wo sehen Sie Möglichkeiten für mehr Initiative und aktive Einflussnahme? – Wann tritt dieses Problem auf und wann nicht? – In welchen Situationen verletzt Sie denn das für Sie beleidigende Verhalten Ihres Vorgesetzten besonders stark?

Mitarbeitergespräche mit messbaren Vereinbarungen führen

Beenden Sie ein Gespräch immer mit konkreten Zielen, Massnahmen-Vereinbarungen, Terminen und bieten Sie konkrete Hilfestellungen an. "Wir müssen dieses Problem gemeinsam lösen – ich möchte Ihnen dabei auch helfen. Wo oder wie könnte ich Sie dabei am besten unterstützen?" Es kann vorteilhaft sein, direkte Vorgesetzte, Personalfachleute, Abteilungskollegen, Moderatoren usw. miteinzubeziehen oder dies in der Schlussphase bei der Massnahmenabklärung zu tun. Geben Sie Ihrer Überzeugung Ausdruck, dass dieses Gespräch das Problem lösen wird. Oder dass Sie den Eindruck haben, dass die Situation nun offen besprochen und sehr gute Massnahmen getroffen wurden.

Verallgemeinernde Bewertungen in Frage stellen

"Ich bin offensichtlich ein Mensch, mit dem man nicht auskommen kann". Bewertungen dieser Art können und müssen in einem Gespräch stets hinterfragt werden. Beispiel: "Für wen ist dies denn offensichtlich?" oder "In welchen Situationen haben Sie denn dieses Gefühl?" Solche Fragen sind bestens dafür geeignet, falsche, lückenhafte, voreingenommene Einstellungen zu erkennen und zu hinterfragen. Oft ist es ratsam, dann noch stärker in die Tiefe zu gehen und noch mehr zu hinterfragen, bis der Gesprächsführer seine Verallgemeinerung selber erkennt und sich ihr bewusst wird.

 


 

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