Kostenlose Checkliste zu Mitarbeitergesprächen

Mit der folgenden kostenlosen Checkliste zum Führen von Mitarbeitergesprächen möchten wir Ihnen Tipps geben zur besseren Nutzung der Mitarbeitergesprächs Vorlagen im Leitfaden für Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen. In diesem Buch finden Sie von A-Z ausformulierte Mustergesprächs-Vorlagen.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte

Das Mitarbeitergespräch ist als Standortbestimmung über das Arbeitsverhältnis und Leistungen ist ein wichtiges Führungs- und Kommunikationsinstrument. žZielvereinbarung, Anerkennung und Kritik, Qualifikation, Beziehung Führungskraft und Mitarbeiter, Arbeitsleistung sowie Beförderung und Weiterbildung sind die wesentlichen Bestandteile des Mitarbeitergesprächs. Mitarbeitergespräche können institutionalisiert sein (Jahresend-Leistungs- oder ž Qualifikationsgespräche) oder nach Bedarf (Kritikgespräch, Standortbestimmung in einem Projekt) geführt werden. Ziele können sein: Information, Beratung, Problemlösung, Entscheidungsfindung. Diese Checklisten soll Ihnen helfen, Mitarbeitergespräche mit mehr Sicherheit übereugender und klar strukturiert führen und vorbereiten zu können, die wichtigsen Arten von Mitarbeitergesprächen und wichtige und erfolgserprobte Gesprächstechniken kennenzulernen.

Das Mitarbeitergespräch ist ein wesentliches, die Unternehmenskultur und Kommunikations­kompetenz eines Unternehmens nachhaltig prägendes Instrument. Es entwickelt und vertieft wichtige Werte wie Vertrauen, Respekt, Motivation und Glaubwürdigkeit – um nur einige Bei­spiele zu nennen. Bei diesem Buch geht es nicht darum, Sie mit Kommunikationstheorien, wissenschaftlichen Modellen und psychologischem Hintergrundwissen zu überhäufen. Diese Aufgabe übernehmen zahlreiche andere Bücher auf interessante und gewinnbringende Weise.


Mitarbeitergespräche führen - Fragen und Antworten

Anhand der Gesprächsziele kann ein Gesprächsverlauf wesentlich besser strukturiert werden. Dabei ist nicht nur an die Ziele, sondern ebenso sehr an den Gesprächspartner und die beidseitigen Erwartungen zu denken. Je vertrauter der Gesprächspartner und die Situation sind, desto leichter sind die vorbereitenden Fragen und möglichen Einwände und Argumente zu beantworten. Beispiele solcher Fragen sind: Wie eröffne ich das Gespräch? In welcher Reihenfolge behandle ich die Gesprächspunkte? Welche Gesprächspunkte können zu Konflikten führen? Welche Fragen dienen der Zielerreichung? Mit welchen Einwänden ist zu rechnen?

  • Welches ist das Hauptanliegen und wie ist es zu formulieren           
  • Grund und Ziel des Gesprächs absolut klar machen
  • Aktuelle und typische Beispiele für besseres Verständnis       
  • Welches sind mögliche Einwände und Gegenargumente?           
  • Welche Themen kann/muss man allenfalls visualisieren?           
  • Wann oder wo kann das Gespräch heikel/konfliktgeladen werden?       
  • Wichtige Phasen des Gespräches strukturieren
  • Welcher Nutzen hat der Mitarbeiter vom Gespräch?           
  • Konstruktive und lösungsorientierte Gesprächseröffnung wählen               
  • Welches sind eventuell quantifizierbare Ziele?  


Konfliktgespräche richtig vorbereiten

Die meisten Gespräche folgen, wenn sie mit einem Minimum an Systematik geführt werden, einer bestimmten Struktur. Diese kann sich – je nach Gesprächsthem so darstellen: Einstieg und Information - Argumentation und Einwände - Entscheidungsphase - Vereinbarung und Abschluss. Des weiteren sind bei einem Konfliktgespräch zu beachten:

  • Sich auf heikle Punkte und Konfliktstoff  besonders vorbereiten
  • Aktuelle Beispiele oder Vorfälle einbeziehen, die konkretisieren
  • Bei Konflikten neutrale Meinung von Drittpersonen einholen
  • Charakterliche Einschätzung und Persönlichkeit
  • Schriftliches Festhalten zu besprechender Themen
  • Nutzen/Vorteil für MA kommunizieren
  • Allenfalls Unterlagen einbeziehen (siehe unten)
  • Allenfalls Einbezug Mitarbeiter in inhaltliche Vorbereitung
  • MA evtl. mit einer Gesprächszusammenfassung beauftragen
  • Entscheiden, ob Gespräch protokolliert oder aufgezeichnet wird
  • Lassen Sie auch Mitarbeiter Gesprächsthemen wählen


Arten von Mitarbeitergesprächen

Es gibt zahlreiche Arten, Anlässe, Themen und Organisationsformen von Mitarbeitergesprächen. Einige der bedeutendsten und in der Praxis am häufigsten angewendeten Gespräche stellen wir nachfolgend vor. Zu unterscheiden ist sinnvollerweise, welche Gespräche institutionalisiert stattfinden sollen und dadurch ein kontinuierlich eingesetztes Führungsinstrument sind, wie beispielsweise Förder- oder Zielvereinbarungsgespräche und solche, die durch äussere Ereignisse ausgelöst und spontan initiiert werden können, wie z.B. Kritik- oder Anerkennungsgespräche.

  • Stellenbeschreibungsgespräch
  • Probezeitgespräch
  • Kritikgespräch
  • Lohngespräch
  • Delegationsgespräch
  • Austrittsgespräch
  • Abmahnungsgespräch
  • Teamgespräch
  • Feedbackgespräch
  • Rückkehrgespräch         


Vorbereitung auf das Führen von Mitarbeitergesprächen

Eine sorgfältige schriftliche Vorbereitung kommt nicht nur der Qualität des Gesprächs zugute, sondern ist auch ein Beweis für den Mitarbeiter, dass sein Vorgesetzter das Gespräch nicht auf die leichte Schulter nimmt. Es empfiehlt sich, dass sich auch die Mitarbeiter schriftlich vorbereiten, da man sich so schon im Vorfeld des Gesprächs intensiver und gründlicher mit dem Gesprächsthema auseinandersetzt. Je sorgfältiger die Gespräche vorbereitet sind, desto grösser ist erfahrungsgemäss der Nutzen für die Beteiligten und damit auch für das Unternehmen. Allerdings ist dann ein gemeinsames "Drehbuch" für das Gespräch erforderlich. Ideal ist ein nach Gesprächsphasen strukturiertes Formular als Orientierungshilfe. Ein solches finden Sie in diesem Kapitel.

  • Welche Information über Mitarbeiter zusammentragen
  • Zeitplanung und Vermeidung von Störquellen
  • Gesprächseinladung mit Dauer, Thema und Ziel
  • Einladung sollte 10-14 Tage vor Gespräch erfolgen
  • Dringlichkeit/Wichtigkeit/Grund vorab kommunizieren
  • Personenkreis und Teilnehmer bestimmen
  • Eventuell schon im Vorfeld Folgegespräche planen
  • Gesprächsziel und Gesprächsaufbau planen
  • Wichtige Motive und Grundwerte des Gesprächspartners


Hilfreiche Unterlagen und Informationen

Mitarbeitergespräche sind also letztlich die grosse Chance für die Unternehmensleitung und Führungskräfte, sich und ihre Ziele zu erklären, diese sicherzustellen und sie im gegenseitigen Gespräch permanent weiter zu entwickeln und kreativ mitzugestalten. So wie glaubwürdige, auf Respekt basierende und offene Mitarbeitergespräche Ausdruck einer gesunden und guten Unternehmenskultur sind, prägen sie diese ebenso mit und entwickeln sie weiter. Im Idealfall sind Mitarbeitergespräche oft auch das konsequente Herunterbrechen unternehmerischer Grundwerte, Strategien und Ziele und sind in diese eingebettet. Diverse Unterlagen helfen, gewisse Aspekte zu belegen oder auf Vereinbarungen zuzugreifen, die sich auf das Thema des Gespräches beziehen.

  • Kundenkorrespondenz
  • Resultate aus 360-Grad-Feedbacks
  • Stellenbeschreibung
  • Arbeitsvertrag
  • Zwischenzeugnisse und -beurteilungen
  • Protokolle von Mitarbeitergesprächen
  • Zielvereinbarungen
  • Anforderungsprofile           


Allgemeine Kommunikationstechniken

Sprechen Sie – am besten zu Beginn eines Gespräches – positive Punkte oder, wenn angebracht, Anerkennung aus – dies schafft eine gute Gesprächsatmosphäre, zeigt Wertschätzung und festigt, wo angebracht und hilfreich, das Selbstvertrauen des Mitarbeiters. "Herr XY, ich kenne und schätze Sie als sehr zuverlässigen und pflichtbewussten Mitarbeiter. Dies haben Sie zum Beispiel vor einem Monat bewiesen, als Sie... Heute muss ich allerdings folgendes Problem mit Ihnen besprechen. Fähige und glaubwürdige Kommunikatoren haben ein positives und respektbasierendes Menschenbild und verstehen es besonders gut, ehrliche, motivierende und respektierende Anerkennung auszusprechen. Damit ermutigen Sie Mitarbeiter, Veränderungen anzugehen, neue Einsichten als vorteilhaft zu erkennen und an die Erreichbarkeit der gesteckten Ziele zu glauben.

  • Mit gezielten Fragen genauere Antworten bekommen
  • Mit Fragen aktivieren und Gespräch zielgerechter führen
  • Gefühle des Mitarbeiters mit eigenen Worten wiedergeben
  • Nach dem Wie und nicht nach dem Warum fragen
  • Nach Beispielen, Erfahrungen und Erlebnissen fragen
  • Wahrheitsgehalt durch späteres abermaliges Fragen checken
  • Sprachliche Bilder bzw. Metaphern und Analogien nutzen
  • Skalenfragen erfordern klare Stellungnahmen
  • Mit Fragen dem Mitarbeiter zu eigenen Erkenntnissen verhelfen
  • Mit guten Fragen Wahrnehmung des Mitarbeiters verfeinern


Wichtige Gesprächsregeln – und techniken

Es besteht in jedem Gespräch die Gefahr des Abschweifens. Man holt zu weit aus, spricht plötzlich über Gott und die Welt, verliert sich in Details oder man greift auf Ereignisse zurück, die ein halbes Jahrhundert zurückliegen. Die disziplinierte Konzentration auf das Wesentliche, auf das Gesprächsthema und den –anlass ist wichtig. Konzentration spart Zeit und Energie, reduziert die Gefahr des sich Verzettelns und bietet Gewähr, das Gesprächsziel und die Problemlösung im Auge zu behalten.

  • Den Dialog mit konstruktiven Fragen aktivieren
  • Zuerst breite Fragen gefolgt von detaillierteren stellen
  • Humor zur Entspannung und Sympathie einsetzen
  • Verallgemeinernde Aussagen klären und hinterfragen
  • Ermutigenden und positiven Gesprächsbeginn wählen
  • Zuerst Sichtweise/Meinung des Mitarbeiters einholen
  • Situation/Emotionen zum MA reflektieren und klären
  • Mit Fragen beim Mitarbeiter eigene Erkenntnisse auslösen
  • Zu 70-80 Prozent den Mitarbeiter sprechen lassen und zuhören
  • Analysen und Psychologisierungen vermeiden
  • Ratschläge auf ein Minimum beschränken
  • Zwischendurch Zusammenfassungen des Gesagten machen
  • Beispiele aus der Erfahrungswelt des Mitarbeiters verwenden
  • Am Gesprächsende Gesprächsnutzen für Mitarbeiter erfragen


Gesprächstechniken zur Förderung des Dialogs

Dialoge verbinden, Monologe trennen - Eine elementare Tatsache, und dennoch wird genau dieser Punkt oft missachtet – lange Vorträge und ermüdende und ausschweifende Reden können ein Gespräch zerstören. Das Resultat: Mitarbeiter steigen aus, können und wollen dem Gespräch nicht mehr folgen, fühlen sich nicht verstanden und nicht ernst genommen. Ein hervorragendes Mittel zur Sicherstellung eines Dialoges sind Fragen, die den Mitarbeiter immer wieder einbeziehen und sicherstellen, dass Gesagtes von beiden gleich verstanden wird.

  • Ich schätze es sehr, dass Sie so offen und ehrlich sind
  • Ich verstehe Ihren Standpunkt jetzt viel besser
  • Wo kann ich Sie dabei wie besser unterstützten?
  • Was Sie mir da sagen, finde ich sehr interessant
  • So habe ich das Problem noch gar nie gesehen…
  • Ich kann gut verstehen, dass Sie wütend und enttäuscht sind
  • Können Sie mir dazu ein möglichst aktuelles Beispiel nennen?
  • Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir dieses Problem lösen werden
  • Sie sollten versuchen, das Problem auch aus Sicht ... zu sehen
  • So wie Sie mir das sagen bin ich sicher, dass Sie es schaffen werden
  • Aus dem was Sie mir gesagt haben, höre ich heraus, dass…


Tipps zu Mitarbeiterbeurteilungsgespräche

Es gehört zu den Aufgaben eines Beurteilungsgespräches, auch heikle und persönliche Probleme anzugehen und das Vertrauensverhältnis zum Thema zu machen. Nach dem Beurteilungsgespräch sollte der Vorgesetzte das Gespräch nochmals zusammenfassen und dabei vom Mitarbeiter Feedback einholen, ob die zentralen Punkte korrekt verstanden und interpretiert wurden. Beurteilungsgespräche können auch Zielvereinbarungen enthalten oder Weiterbildungs- und Fördermassnahmen bewirken. Auf jeden Fall empfehlenswert sind Protokolle oder Massnahmen-Kataloge, damit Beurteilungsgespräche auch einen verpflichtenden Charakter bekommen.Ein ganzheitlich geführtes Beurteilungsgespräch geht über die eigentliche Beurteilung hinaus und umfasst weitere, im Interesse einer effizienten und zielgerichteten Zusammenarbeit wichtigen Aspekte.

  • Bei Mitarbeiterbeurteilungen auch Förderung thematisieren
  • Gespräche zukunfts- und nicht vergangenheitsorientiert führen
  • Klare und nachvollziehbare Leistungskriterien nennen
  • Gelegenheit zur Aktualisierung von Stellenbeschreibungen nutzen
  • Stellenwert und Bedeutung von Zielen und Leistungskriterien aufzeigen
  • Mit Beispielen/Beoachtungen Sachverhalte konkretisieren
  • Erwartungen messbar, konkret und mit Terminen formulieren
  • Leistungen wertschätzen und mir Respekt begegnen
  • Immer auch Sichtweise und Mitarbeiter-Meinung erfragen
  • Relevanz von Zielen für Unternehmen und Abteilung aufzeigen
  • Leistungskriterien/Erwartungen in Gesamtzusammenhang stellen
  • Motivierende Perspektiven und Entwicklungschancen nennen
  • "Was hält Sie davon ab"-Fragen lösen Blockaden und Fixierungen
  • Sie helfen neue Erkenntnisse zu gewinnen und Altes zu hinterfragen


Auf aktives Zuhören achten

Aktiv zuhören bedeutet, dass wir dem Sprechenden vermitteln, dass wir bei ihm und seinen Ausführungen sind: Wir wenden uns offen unserem Gesprächspartner zu (Körpersprache). Mit einem gelegentlichen "Ja" und einem Nicken bestätigen wir unserem Gegenüber, dass wir ihm noch folgen. Mit einer zusammenfassenden Zwischenfrage "Habe ich Sie richtig verstanden, dass ..." bekunden wir unser Interesse und sind gleichzeitig sicher, das Gesagte richtig verstanden zu haben. Der Eindruck des Interesses wird noch massiv vertieft, wenn wir uns Notizen zu den Erörterungen unseres Gesprächspartners machen. Zu beachten sind dabei vor allem:

  • Sich auf den Gesprächspartner konzentrieren
  • Mit eigenen Ratschlägen und Meinung zurückhalten
  • Nachhaken bei Ungenauigkeiten und Unklarheiten
  • Und vor allem auch: Zuhören heisst nicht gutheissen
  • Pausen aushalten, sie können Unsicherheit bedeuten
  • Die Gefühle des Mitarbeiters erkennen und ansprechen
  • Kurzbestätigung wie interessant, richtig, ach so... einstreuen
  • Sich empathisch in Situation des Partners versetzen
  • Gesprächspartner ermutigen, offen und offensiv zu sein


Gehemmte Mitarbeiter aktivieren

Fragen sind auch deshalb besonders wichtig, weil sie einige Kernanliegen wirkungsvoller Kommunikation ermöglichen: Den Mitarbeiter zu aktivieren, ihn zum Nachdenken anzuregen, Optionen aufzuzeigen, Bewusstsein zu schaffen. Zudem sind Fragen generell in einem Gespräch sehr dialogfördernd und halten ein Gespräch in Gang. So implizieren Fragen aber auch immer Interesse am Gegenüber und seiner Meinungen und Sichtweisen und beweisen ein gutes Zuhören – was wiederum Vertrauen schafft und das Gefühl vermittelt, verstanden und ernst genommen zu werden.

  • Zuversicht und positive Grundhaltung ausstrahlen
  • Vertrauen in die Fähigkeiten zur Problemlösung des MA zeigen
  • Lösungen, Alternativen und Optionen diskutieren           
  • Häufiges positives und ermutigendes Feedback geben           
  • Oft positives Feedback auf Gesagtes und Meinungen geben
  • Gesagtes loben und aktivierende Fragen stellen
  • Respektierende Anerkennung aussprechen           
  • Mitarbeiter in Lösungen einbeziehen
  • Freiräume aufzeigen und Verantwortung übergeben
  • Diskretion garantieren und zusichern           
  • Zuversicht auf Besserung und Fortschritte betonen                  


Wie laufen Mitarbeitergespräche ab

Machen Sie sich Gedanken über die Gesprächseröffnung und die Führung. Welche Einwände sind zu erwarten, welches sind die kritischen Phasen des Gespräches, welche Punkte müssen belegt werden, was ist messbar, was sind Vermutungen und was Fakten. Es gehört zu einer sorgfältigen Gesprächsvorbereitung, wichtige Notizen, Protokolle, Beispiele, Memos, Zahlenmaterial, Statistiken bereitzuhalten. Ein stichwortartiger Gesprächsleitfaden mit den Schwerpunkten und möglichen Mitarbeiterreaktionen ist eine zusätzliche Hilfe, um ein Gespräch sachlicher und sicherer zu führen.

  • Habe ich alles zur Konsensfindung getan?
  • Habe ich das Problem zum Vorteil aller gelöst?
  • Welche Fehler muss ich beim nächsten Gespräch vermeiden?
  • Sprach ich Anerkennung und Wertschätzung aus?
  • Gab ich genügend Feedback und hörte ich aufmerksam zu?
  • Behinderten mich keine vorgefassten Meinungen?
  • Habe ich stets mit Respekt und Achtung argumentiert?
  • Gelang es mir, Mitarbeiter zum Handeln zu motivieren?
  • War das Gespräch logisch geordnet und strukturiert?
  • Habe ich genügend konstruktiv zu Lösungen beigetragen?
  • Habe ich meine Erwartungen klar kommuniziert?
  • Habe ich das Gesprächsziel nicht aus den Augen verloren?
  • Vereinbarte ich ein Folgegespräch, eine Erfolgskontrolle?
  • War ich bereit, Meinungen zu ändern und neu zu beurteilen?
  • Passte ich mich in Wortwahl und Gesprächsniveau dem MA an?
  • Erfuhr ich, wie der Mitarbeiter das Gespräch erlebte/beurteilte?

 

Mitarbeitergespräche vorlagen

 

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Marco De Micheli
Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen
Erschienen im PRAXIUM-Verlag, Zürich
6. erweiterte Auflage 2017
Mit kostenlos downloadbaren Arbeitshilfen, Vorlagen und Beispielen
Umfang: 343 Seiten
ISBN 978-3952271254

 

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