Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren

Schweizer Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren bereitet vielfach besonders bei Leistungsbewertungen und -beurteilungen Mühe. Aber nur schon die Beachtung einiger weniger Punkte wie die folgenden verbessert den Informationsgehalt und die Aussagekraft in Arbeitszeugnissen wesentlich, und zwar im Interesse aller. Hier finden Sie Musterformulierungen zur Leistungsbewertung von verschiedenen spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen in Form von Arbeitszeugnis-Textbausteinen zum Erstellen und Verfassen von Arbeitszeugnissen.

Vorsicht mit Textbausteinen

Textbausteine sind komfortable Hilfsmittel zur Erstellung, Verbesserung und Vervollständigung von Arbeitszeugnissen, da sie sehr strukturiert und gezielt eingesetzt werden können. Sie erleichtern das Schreiben von Arbeitszeugnissen. Es ist aber auch Vorsicht geboten, solche Bausteine unverändert zu übernehmen. Achten Sie vor deren Einsatz darauf, dass keine Widersprüche zu anderen Aussagen bestehen bzw. entstehen, dass Stil und Wortwahl zum Zeugnis als Ganzes passen und damit harmonieren und auch sprachliche Details (Geschlecht, Zeitform, Führungsspanne usw.) korrekt angepasst werden. Die Sammlung hilft auch dem Arbeitnehmer, die Ihre Arbeitszeugnisse selbst schreiben möchten oder müssen. Diese Arbeitszeugnis Vorlage für eine Führungskraft enthält ebenfalls Formulierungen.

Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren

Es gibt einige wenige Regeln und Empfehlungen für das Formulieren und Schreiben von Arbeitszeugnissen. Die unten stehend folgenden Textbausteine geben zahlreiche Formulierungs-Beispiele dieser Empfehlungen. Das Vielfach davon bietet das Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung aus dem PRAXIUM Verlag.

Aussagekräftig, einfach und verständlich formulieren

Zeugnisleser möchten das Wichtige schnell erkennen und verstehen. Kurze, prägnante Sätze mit jeweils nur einer Kernaussage helfen dabei besonders.Auch das Vermeiden von Wortungetümen und Fachtermini dient der Verständlichkeit. Auch schwerfälliger und leseunfreundlicher Substantivitis (Verwendung zu vieler Hauptwörter) ist zu vermeiden.

Konkrete Beispiele, welche Bewertungen konkretisieren oder belegen

Dies ist besonders bei Leistungen zu empfehlen. Wird zum Beispiel die Genauigkeit als wichtige Aussage genannt, verdeutlicht und konkretisiert ein Beispiel, wo diese besonders positiv zum Ausdruck kam und wo sie für das Unternehmen besonders wichtig war. Beispiele: Statistiken erarbeiten, Fehlerquellen finden, Erfolgskontrollen analysieren und mehr.

Wo wichtig präzisierende Adjektive und Adverbien vor allem bei Leistungen

Zu viele Adjektive und Adverbien erschweren die Lesbarkeit. Es geht darum, präzise und aussagekräftige Begriffe zu verwenden. Dort, wo sie Leistungen aber präzisieren, konkretisieren oder verdeutlichen, sind sie angebracht und steigern den Aussagegehalt eines Arbeitszeugnisses. Beispiele: ganzheitliche Denkweise, kollegiales Teamverhalten, substanzieller Mehrwert, engagiert vorantreiben.

Keine codierten oder codeähnlichen Formulierungen verwenden

Das Verwenden von Codes ist zwar nicht erlaubt und moderne Arbeitszeugnisse verwenden diese auch nicht mehr. Bei der Verwendung von Begriffen wie volll und ganz, stets, zu unserer Zufriedenheit und mehr ist aber Vorsicht geboten, da diese in codierten Formulierungen verwendet werden, bzw. wurden.

Konkrete und leistungsrelevante Aussagen zu wichtigen Leistungen machen

Leistungen müssen relevant sein, einen Bezug zur Position und Funktion haben und für die Tätigkeiten repräsentativ sein. Wird einem Finanzbuchhalter Kreativität attestiert, ist dies wohl kaum relevant, hebt man aber analytische Fähigkeiten hervor, ist dies eine für seine Funktion wertvolle Kompetenz. Kernaussagen zu wichtigen Leistungen und Erfolgen können evtl. sogar mit Zahlen (Umsätze) und Beispielen (Projekt, Spitzenleistungen) untermauert werden.
 

Mitarbeiterfreundliche Arbeitszeugnisse

Auch Hier sollte man vor allem auf Aktualität und Relevanz achten. Leistungen sollte man im Interesse des Mitarbeitenden auch auf seine Berufszielen abstimmen, da dies bei seiner Stellensuche hilft. Kontexte und Begründungen (war wichtig für uns, weil oder zeigte sein Talent vor allem in) werten Leistungsaussagen auf und sind auch bei der Interpretation behilflich.

Lesefreundlichkeit und Kompaktheit

Hier gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr: Lieber weniger Leistungen nennen, dafür präzise, relevante und diese konkret formulieren. Der Lesefreundlichkeit dient es auch, weitere Leistungen und Tätigkeiten stichwortartig oder in einer Punkteliste mit Bullets zu nennen. Auch eine klar erkennbare Gliederung mit Abständen von Absätzen verbessert die Lesefreundlichkeit, vor allem in den Strukturen Personaldaten und Funktion, Tätigkeiten, Leistungen, Verhalten und Schlussformel.

Weitere Empfehlungen zum Schreiben und Formulieren eines Arbeitszeugnisses 

Qualitativ gute Arbeitszeugnisse sind nicht nur eine Frage der Formulierungen und der Sprache, sondern weisen noch andere Qualitätsmerkmale und Anforderungen auf, die den professionellen Arbeitszeugnis-Verfasser eines modernen und mitarbeiterfreundlichen Unternehmens und HR auszeichnen.

  • Nur relevante, für die Funktion wichtige Leistungen beschreiben und Tätigkeiten nennen
  • Es ist fair, wenn besonderen Kompetenzen und Talente eines Mitarbeitenden einbezogen werden
  • Je ganzheitlicher und vollständiger eine Leistung umschrieben und bewertet wird, desto mehr Aussagekraft hat sie
  • Es sind vor allem Resultate Erfolgsausweise, die in Arbeitszeugnissen eine besonders authentische Aussagekraft haben
  • Die Nennung von Weiterbildungsaktivitäten und -bereitschaft dient dem Fortkommen eines Arbeitnehmers
  • Konkrete Bezeichnungen und nachvollziehbare Tätigkeiten helfen Zeugnislesern, dieses besser zu beurteilen
  • Bei wichtigen, leistungsrelevanten Projekten kann man einem Arbeitszeugnis eine Liste mit Kurzbeschreibungen beilegen
  •  Aussagen zum Was, Wie und Wozu (Ziel und Zweck der Tätigkeit) schaffen Struktur und machen ein Arbeitszeugnis konkret
  • Ausführlichkeit und Umfang des Zeugnisses sollten in Relation zur Anstellungsdauer, Position und Funktion stehen
  • Man sollte in Arbeitszeugnissen die aktive Form verwenden, da sie authentischer und glaubwürdiger wirkt
  • Zwischenzeugnisse enthalten keine Aussagen zu Leistung und Verhalten und dürfen dem Vollzeugnis nicht widersprechen
  • Der Schlusssatz ist wichtig. Er wird zuweilen als Erster gelesen, da er oft codierte oder relativierende Aussagen enthalten kann.
  • Ein Zeugnis wird besonders geprüft, wenn die Schlussformel unvollständig ist oder Dank bzw. Bedauern fehlen oder unklar sind

 

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Die besondere Bedeutung von aussagekräftigen Verben im Arbeitszeugnis

Bei der Beschreibung von Tätigkeiten, Verhalten und Leistungen sind aktive Verben wie: verbesserte, optimierte, verwirklichte, realisierte, erreichte, erhöhte, erzielte, setzte durch, übernahm, usw. wesentlich aussagekräftiger, konkreter und präziser in einem Zeugnis wichtig, da sie die Leistung deutlicher charakterisieren. Sie beinhalten Dynamik, Erfolg und Wertschätzung und machen Leistungen fassbarer und substanzieller. Dagegen sagen allgemein gehaltene und passive Verben wie: wurde beschäftigt, wurde eingesetzt, hatte zu erledigen, wurde versetzt, weniger aus und können sogar einen negativen Eindruck ungenügender Leistungen erwecken. Allerdings ist hier in der Interpretation Vorsicht geboten, da dies auch von den sprachlichen Fähigkeiten und der Professionalität und dem Ausdrucksvermögen des Zeugnisverfassers abhängt. Hilfreich ist es jeweils vor allem auch für Arbeitnehmer, Aussagen und Bewertungen im Gesamtkontext zu beurteilen und zu gewichten.

 

Verhaltensbeurteilung und Persönlichkeitsmerkmale

Dieser Bewertungsbereich wird vielfach pauschal angegangen. Dies widerspricht gerade in einer Zeit, in der die Teamfähigkeit, die emotionale Intelligenz, die Sozialkompetenzen im Allgemeinen und die Kommuni­kationsfähigkeiten im Besonderen zu Recht stärker gewichtet werden als früher, nicht den veränderten Anforderungen. Formulierungen wie "Sein Verhalten war stets vorbildlich" oder "Sein ausgeglichenes und zuvorkommendes Verhalten wurde von allen geschätzt", sind austauschbar und oft entweder selbstverständlich oder nichtssagend. Worauf aber ist bei einer präzisen und aussagekräftigen Bewertung des Verhaltens und der Persönlichkeit zu achten? Die Bewertung besteht bei differenzierter Betrachtung aus drei Ebenen:

  • Sozialkompetenzen, Charakter und Persönlichkeitsmerkmale
  • Internes und externes Verhalten im Umgang mit Menschen
  • Spezifisch arbeits- und leistungsbezogenes Verhalten

 


 

Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren mit Textbausteinen

 

Schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in Arbeitszeugnissen

Herr Franzen kann auch komplizierte Sachverhalte auf den Punkt bringen und seinen Standpunkt klar und überzeugend vertreten. Dabei kommen ihm seine anschaulichen Formulierungen und sein sicheres und prägnantes Ausdrucksvermögen sehr zugute.

Sie verstand es, auch schwierige und komplexe Zusammenhänge auf eine einfache und verständliche Art darzustellen und sich auf die wesentlichen Aspekte eines Problems zu konzentrieren.

Er war ein geschickter und routinierter Verhandlungspartner, der mit viel Fachkompetenz und Ausstrahlung zu überzeugen vermochte und immer sehr gute Verhandlungsresultate erzielte.

Herr Muster hat eine schnelle Auffassungsgabe und ist bei Verhandlungen taktisch und argumentativ sehr geschickt und gewandt. Er ist von seiner Arbeit begeistert und erledigt sie weit über das Pflichtenheft hinaus äusserst kompetent und professionell.

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Dieser Beitrag 30 häufige Fragen und Antworten zu Arbeitszeugnissen
informiert sie über weitere wichtige Aspekte der Arbeitszeugnis-Erstellung

Arbeitszeugnis-Formulierungen im Verhalten von Führungskräften

Als Führungskraft wirkte sie sehr integrierend. Sie verstand es, mit einem partnerschaftlichen und modernen Führungsstil ein sehr effizientes und leistungsfähiges Team zu formen. Durch ihre natürliche Autorität und ihre fachlich hervorragende Qualifikation bildete sich unter ihrer Leitung ein durch Vertrauen und Engagement gezeichnetes Arbeitsklima.

Herr Muster ist eine Führungskraft, welche sich durch ein positives Menschenbild auszeichnet und welche Leistungen seiner Mitarbeitenden stets besonders respektierte. Das Resultat seines Führungsverhaltens war ein Team hoch motivierter und engagierter Mitarbeitender.

Seine charismatische Persönlichkeit und sein vorbildliches Engagement, seine natürliche Autorität und sein team- und unternehmensorientiertes Denken und Handeln machten ihn zu einem nicht nur beliebten, sondern auch geachteten Vorgesetzten. Er bereitete Entscheidungen stets sehr gründlich vor und setzte sie mit Überzeugungskraft und Glaubwürdigkeit um.

Er besitzt nicht nur in hohem Masse die Gabe, die Mitarbeitenden zu motivieren und für Ziele zu begeistern, sondern auch eine positive Ausstrahlungskraft, die ihm bei seinen Mitarbeitenden Sympathie, Respekt und eine ausgeprägte Vertrauensbasis verschaffte.

Herr Koller stellte mit seinen hervorragenden Englischkenntnissen und seinem Verständnis für die Mentalität unserer mehrheitlich asiatischen Kunden seine ausgeprägte interkulturelle Kompetenzen immer wieder unter Beweis und verstand es, sein multinationales Team respektvoll und konfliktfrei zu führen. Viele Arbeitszeugnisbeispiele finden Sie hier. Auch das Buch Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung enthält viele Arbeitszeugnisse Formulierungen und Beispiele


Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitszeugnis

Herr Mathys hat ein offenes und gewinnendes Wesen und ist ausgesprochen kommunikativ. Mit seiner zugänglichen und direkten Art gewinnt er die Sympathie und das Vertrauen von Mitarbeitenden und trägt Konflikte fair und im Interesse des Teams aus.

Er verfügte über ein sehr sicheres Auftreten gegenüber Kunden und Mitarbeitenden und verstand es besonders gut, auch andere Meinungen und Standpunkte in seine Entscheidungen einzubeziehen. Dies machte ihn bei allen Mitarbeitenden zu einem angesehenen und sehr beliebten Gesprächspartner.

Herr Muster war wegen seiner stets kooperativen und hilfsbereiten Art für seine Vorgesetzten eine äusserst wertvolle Unterstützung. Sein aktives Zuhören und seine konstruktive Art, mit Problemen oder schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, machten ihn zu einem respektierten Teamplayer.

Herr Muster überzeugte fachlich und persönlich. Dies wurde von seinen Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitenden sehr geschätzt.


Umgang und Verhalten mit Kunden und Lieferanten

Die kundenorientierte und positive Grundhaltung und ihre besondere Gabe, auch in problematischen Situationen Lösungen im Interesse von Unternehmen und Kunden zu finden, machten sie zu einer sehr beliebten und leistungsfähigen Kundenberaterin.

Sie ist ausgesprochen dialogfähig und zielorientiert und erzielte dadurch besonders bei Grosskunden den Ruf einer kompetenten und konzilianten Fachfrau, auf deren Entscheidungen und Abmachungen man sich jederzeit verlassen konnte.

Sie überzeugte durch ihren erfrischenden Humor und ansteckenden Charme und konnte so viele heikle und problematische Situationen im Einklang mit den Interessen unseres Unternehmens souverän meistern.

 

 

Softwarekenntnisse und Arbeitsqualität

Frau Rutishauser ist eine routinierte und erfahrene PC-Anwenderin. Das in unserem Unternehmen eingesetzte MS Office setzte sie effizient für die verschiedensten Aufgabenstellungen wie Statistiken, Arbeitsrapporte, Präsentationen und bei der Verwaltung von Personaldaten ein.

Sie verfügt über ein ausgesprochenes Flair für Arbeiten am PC und kann ihre Kenntnisse und Anwendererfahrung auch weniger geübten Mitarbeitenden auf verständliche und pragmatische Weise vermitteln.

Die für unseren Betrieb wichtigen Recherche-Aufgaben im Internet und der rege E-Mail-Verkehr bewältigte Herr Sondermann sehr kompetent, fachkundig und mit grossem Interesse. Dies hatte erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität und bewirkte in zahlreichen Projekten messbare Effizienzsteigerungen.

Der fachkundige Umgang mit dem PC und das sichere Beherrschen bestehender und neuer Software ermöglichten Frau Muster eine jederzeit termingerechte und auch höheren Ansprüchen genügende Ausführung verschiedenster Arbeiten in hoher Qualität.

Den grössten Teil seiner Arbeiten erledigte er mit MS Excel. Herr Lehmann beherrscht diese Software sowohl auf Formelebene wie auch hinsichtlich Datenaufbereitung ausgezeichnet und versteht es auch, Applikationen klar zu strukturieren und ansprechend zu gestalten.

Sozialverhalten

Herrn Musters Verhalten und seine Sozialkompetenzen gegenüber Mitarbeitenden und Kunden waren stets vorbildlich. Er trug wesentlich zu einem motivierenden Betriebsklima bei und leistete einen nachhaltigen Beitrag für eine effiziente und erfolgsorientierte Teamarbeit.

Herr Muster war wegen seiner stets kooperativen und hilfsbereiten Art im Arbeitsverhältnis mit seinen Vorgesetzten eine äusserst wertvolle Unterstützung und bei den Kollegen immer/jederzeit sehr geschätzt. Auch sein Verhalten gegenüber Klienten war vorbildlich. Im Umgang mit anspruchsvollen Kunden bewies er Gewandtheit und hervorragendes diplomatisches Geschick.

Wir lernten Herrn Muster als einen ausgeglichenen, freundlichen und umgänglichen Mitarbeiter kennen, der bei Vorgesetzten und Kollegen Anerkennung und Wohlwollen fand.

Ihr ausgeglichenes Wesen und ihre guten Umgangsformen machten sie bei allen Mitarbeitenden beliebt. Mit ihrer freundlichen Wesensart und positiven Haltung gewann sie die Sympathien des ganzen Teams und ihrer Vorgesetzten. Sie reagierte flexibel auf Veränderungen, passte sich neuen Konstellationen schnell an und fand sich in neuen Situationen gut zurecht.


Wissen und Weiterbildung

Frau Muster zeichnete sich in ihrer Fachkompetenz durch herausragende Professionalität aus. Ihre weitreichenden und fundierten Kenntnisse hielt sie durch kontinuierliche und engagierte Weiterbildung stets auf dem allerneusten Stand.

Er setzte seine umfassenden und profunden Kenntnisse, die er in zahlreichen auch privat initiierten Weiterbildungsaktivitäten und im Selbststudium erworben hatte, für unser Unternehmen stets nutzbringend und erfolgswirksam ein.

Sein exzellentes Fachwissen und seine vielfältige Berufserfahrung sowie sein Abstraktionsvermögen und sein analytisches Talent befähigten ihn auch bei komplexen Fragen und in schwierigen Situationen zu selbstständigen und durchdachten Entscheidungen.

Agilität 

Herr Fankhauser bewies in allen seinen Leistungen ein Höchstmass an Agilität. Er handelte durch sein ganzheitliches Business-Verständnis proaktiv, reagierte schnell auf Veränderungen und passte sich neuen Gegebenheit intern und extern problemlos und flexibel an.

Herr Keller führt mit schnellen, prozessnahen Entscheidungen und mit starker Einbindung von Mitarbeitern und Kunden. Seine Entscheidungen finden dort statt, wo sie am schnellsten und besten getroffen und umgesetzt werden können und der Einbezug Betroffener und ihre Mitgestaltung optimal möglich sind. Hervorzuheben ist auch seine Orientierung nach aussen und der intensive Austausch mit Kunden.

Herr Rutishauser zeichnete sich vor allem durch eine ausgesprochene Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Rahmenbedingungen und neue Marktsituationen aus. Auch seine Mitarbeitenden hielt er konsequent zu agilem Denken und Handeln an, etwa in der schnellen Reaktion auf Kundenreklamationen, in der Flexibilität auch Aufgaben anderer zu übernehmen oder Wissensdefizite selbst zu erkennen und eigenverantwortlich für deren Behebung zu sorgen.

 

Ergebnisorientierung und Zielerreichung

Besonders wichtig ist die Ergebnisorientierung und Zielerreichung für Führungskräfte. Darauf geht das Buch "Zeugniserstellung für Führungskräfte" besonders detailliert und mit vielen Musterzeugnissen ein. Formulierungsbeispiele:

Herr Lüchinger ist eine unternehmerisch geprägte und strategisch orientierte Führungspersönlichkeit mit einem kooperativen und äusserst kommunikativen Führungsstil. Mit diesen ausgeprägten Kernkompetenzen war er auf besondere Weise in der Lage, die Mitarbeitenden auf Ziele einzustellen. Dies führte dazu, dass Herr Lüchinger aus seinen Mitarbeitern ein engagiertes, und homogenes Team formte und mit ihm die Zielvorgaben stets übertraf.

Das wirtschaftliche Denken und konsequente Umsetzen in die betriebliche Praxis, das Erkennen von abteilungsübergreifenden Zusammenhängen und die Motivation ihrer Mitarbeitenden für die Zielerreichung sind die klaren Führungsstärken von Frau Ramseier.

Herr Lehmann versteht es ausserordentlich gut, strategisch und konzeptionell zu denken und zu handeln. Mit seinem ausgesprochenen Verhandlungsgeschick trug er gegenüber dem Vorjahr zu einer Umsatzsteigerung von 24 % bei.

Frau Muster führte eine Reihe von sehr erfolgreichen Produktinnovationen in den Markt ein. Alle dabei auftretenden absatzpolitischen Fragen, innerbetrieblichen Entwicklungsarbeiten und Koordinierungen bewältigte sie in hervorragender Weise mit einer konsequenten Kunden- und Marktausrichtung und einem professionellen Einsatz des gesamten Marketing- und Absatzinstrumentariums. Diese Produkte machen noch heute bei gutem Ertrag einen beachtlichen Anteil unseres Umsatzes aus.

Dank dem ausgesprochenen Innovationstalent von Herrn Muster konnten wir unsere Marketingprozesse konsequent weiterentwickeln. Der Einsatz der von ihm neu entwickelten Tools und Kennziffern auch im Social Media-Bereich führte zu einem deutlichen Wachstum unserer gesamten E-Commerce-Aktivitäten.

Textbausteine zu Danksagung und Glückwünsche (Beendigungsformel)

Wir bedauern, mit Herrn Musterhans einen ausgezeichneten Fachmann und Teamkollegen zu verlieren und danken ihm für die stets vorbildliche und für unser Unternehmen wertvollen Leistungen.

Wir wünschen Frau Muster auf ihrem weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Für seinen Schritt in die Selbstständigkeit wünschen wir Herrn Muster alles Gute und den ihm zustehenden Erfolg

Für ihre berufliche Zukunft und ihr persönliches Wohlergehen wünschen wir der stets ausserordentlich engagierten und loyalen Frau Muster alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Wir wünschen Frau Meier in ihrer neuen Selbstständigkeit den gleichen Erfolg, den sie auch bei uns zum Wohle unseres Unternehmens erzielte. Wir werden nicht nur ihre Leistungen, sondern auch sie als wertvollen Menschen vermissen.

 


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