Arbeitszeugnisse formulieren: 5 Schlüsselstrategien für mehr Aussagekraft

Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen ist es wichtig, sich auf die relevanten und für die Funktion wichtigen Leistungen zu konzentrieren. Ein faires Zeugnis berücksichtigt die besonderen Kompetenzen und Talente eines Mitarbeitenden. Je ganzheitlicher und vollständiger eine Leistung umschrieben und bewertet wird, desto mehr Aussagekraft hat sie. Besonders authentisch wirken Resultate und Erfolgsausweise, die in Arbeitszeugnissen eine hohe Aussagekraft haben.

Strukturelemente eines überzeugenden Arbeitszeugnisses

Die Nennung von Weiterbildungsaktivitäten und -bereitschaft dient dem Fortkommen eines Arbeitnehmers. Konkrete Bezeichnungen und nachvollziehbare Tätigkeiten helfen Zeugnislesern, das Zeugnis besser zu beurteilen. Bei wichtigen, leistungsrelevanten Projekten kann man einem Arbeitszeugnis eine Liste mit Kurzbeschreibungen beilegen. Aussagen zum Was, Wie und Wozu (Ziel und Zweck der Tätigkeit) schaffen Struktur und machen ein Arbeitszeugnis konkret. Dies und vieles mehr verrät der Bestseller Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung aus dem PRAXIUM Verlag.

Besondere Aspekte berücksichtigen

Ausführlichkeit und Umfang des Zeugnisses sollten in Relation zur Anstellungsdauer, Position und Funktion stehen. Es empfiehlt sich, in Arbeitszeugnissen die aktive Form zu verwenden, da sie authentischer und glaubwürdiger wirkt. Zwischenzeugnisse enthalten keine Aussagen zu Leistung und Verhalten und dürfen dem Vollzeugnis nicht widersprechen.

Häufige Fallstricke vermeiden

Diskrepanz zwischen Ausführlichkeit und Position

Ein häufiger Fehler bei Arbeitszeugnissen ist die Diskrepanz zwischen Ausführlichkeit und Position. Es ist wichtig, dass der Umfang und die Detailtiefe des Zeugnisses in einem angemessenen Verhältnis zur Anstellungsdauer, Position und Funktion des Mitarbeitenden stehen. Ein zu kurzes Zeugnis für eine langjährige Führungskraft wäre ebenso unangemessen wie ein übermässig ausführliches Zeugnis für eine kurzfristige Aushilfstätigkeit.

Verwechslung von Zwischen- und Vollzeugnissen

Ein weiterer Fallstrick ist die Verwechslung von Zwischen- und Vollzeugnissen. Zwischenzeugnisse sollten keine Aussagen zu Leistung und Verhalten enthalten und dürfen dem späteren Vollzeugnis nicht widersprechen. Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu kennen und zu respektieren, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Schlusssatz des Zeugnisses

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Schlusssatz des Zeugnisses. Dieser wird oft als Erstes gelesen, da er häufig codierte oder relativierende Aussagen enthält. Ein unvollständiger Schlusssatz oder das Fehlen von Dank bzw. Bedauern kann zu einer kritischen Prüfung des gesamten Zeugnisses führen. Es ist daher ratsam, den Schlusssatz sorgfältig zu formulieren und alle erwarteten Elemente einzubeziehen.

Die Konsistenz der Daten

Ein oft übersehener Aspekt ist die Konsistenz der Daten. Personaler achten darauf, ob die Angaben im Zeugnis mit anderen Dokumenten übereinstimmen. Inkonsistenzen bei Daten, Berufsbezeichnungen oder Firmennamen können Zweifel an der Echtheit des Zeugnisses wecken.

Leistungen sind der Kern eines Arbeitszeugnisses

Um Fähigkeiten und Erfolge bei der Leisstung von Mitarbeitenden in Arbeitszeugnissen aussagekräftig hervorzuheben, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Verwenden Sie aktive und konkrete Formulierungen:
  Beschreiben Sie Leistungen mit aktiven Verben und spezifischen Beispielen. Zum Beispiel: "Herr Müller entwickelte eigenständig neue Marketingstrategien, die den Umsatz um 15% steigerten."
  
  
• Quantifizieren Sie Erfolge:
  Nutzen Sie wo möglich Zahlen und Prozentangaben, um Leistungen messbar zu machen. Beispiel: "Frau Schmidt leitete erfolgreich Kundenprojekte mit einem Gesamtvolumen von über 2 Millionen CHF."
  
  
• Heben Sie besondere Fähigkeiten hervor:
  Betonen Sie Stärken mit Formulierungen wie "Ihre ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit trug wesentlich zum Erfolg komplexer Verhandlungen bei."
  
  
• Beschreiben Sie Verantwortungsbereiche:
  Stellen Sie Ihren Aufgabenbereich klar dar, z.B. "Herr Weber war verantwortlich für die Planung und Durchführung von Kundenprojekten mit einem Budget von bis zu 500.000 CHF."
  
  
• Erwähnen Sie die Entwicklung:
  Zeigen die Lernbereitschaft und Weiterentwicklung, z.B. "Frau Meier erweiterte kontinuierlich ihr Fachwissen durch regelmässige Weiterbildungen."
  
  
• Erwähnen Sie auch Soft Skills:
  Heben Sie wichtige persönliche Eigenschaften hervor, wie "Sein ausgeprägtes Organisationstalent und seine hohe Einsatzbereitschaft trugen massgeblich zum Erfolg des Teams bei."
  
  
• Verwenden Sie branchenspezifische Begriffe:
  Nutzen Sie Fachbegriffe, die in Ihrer Branche üblich sind, um die Kompetenz des Mitarbeitenden zu unterstreichen.

Fazit: Die Kunst des Arbeitszeugnisses

Das Verfassen von Arbeitszeugnissen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die sowohl rechtliche als auch sprachliche Aspekte und ganzheitliche Betrachtungsweisen berücksichtigt. Ein gut formuliertes Arbeitszeugnis kann entscheidend für den beruflichen Werdegang eines Mitarbeitenden sein. Daher ist es wichtig, dass HR-Fachleute die Feinheiten dieser Aufgabe beherrschen.

Zentral ist, dass ein Arbeitszeugnis wahrheitsgemäss und wohlwollend formuliert werden muss. Es sollte die relevanten Leistungen und Fähigkeiten des Mitarbeitenden hervorheben, ohne unrealistisch oder übertrieben zu wirken. Eine klare, präzise Sprache und das Vermeiden von Codierungen sind dabei unerlässlich. Ein strukturiertes Zeugnis folgt einem logischen Aufbau, beginnend mit den Tätigkeitsbeschreibungen über die Leistungsbeurteilung bis zum Schlussabsatz. Der Umfang sollte in einem angemessenen Verhältnis zur Position und Beschäftigungsdauer stehen. Jeder Aspekt eines Arbeitszeugnisses – von der Wortwahl über den Aufbau bis zum Schlusssatz – wird von potenziellen zukünftigen Arbeitgebern genau analysiert. Daher ist Sorgfalt bei der Erstellung unerlässlich.

 

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