HR-Administration für eine effiziente Personalarbeit

Das moderne Zeitalter der Digitalisierung und die fortschreitende Arbeitswelt 4.0 bringen enorme Veränderungen mit sich. In diesem Zusammenhang ist die HR-Administration von zentraler Bedeutung, um die anspruchsvollen Prozesse und Anforderungen von Führungskräften, Mitarbeitern und Unternehmensführung zu meistern. Dabei muss sich die HR-Abteilung ständig an ein Human Resource Management in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess anpassen und auf neue Bedürfnisse ausrichten.

 


Bei uns sind Sie in den besten Händen, denn wir bieten Ihnen praxisbezogene Werke auf neuestem Stand zu Stellenbeschreibungen, Lohnverwaltung, Workflow-Zeugniserstellung, Digitalisierung, Einzug der KI, Personalinformationssystemen, Organisation von HR-Events und mehr für die HR-Administration an. Wir sind überzeugt davon, dass wir gemeinsam mit Ihnen die Zukunft der HR-Administration gestalten können.

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Leitfaden für Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen
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Arbeitshandbuch zur Zeugniserstellung (Neuauflage 2023)
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Mustervorlagen und Formulare für die Personalpraxis
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Lohnadministration
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Ratgeber Schweizer Arbeitsrecht
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Checklisten für die erfolgreiche Personalarbeit
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Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis
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Viele Arbeitszeitmodelle im Überblick mit vielen Erkenntnissen und Erfahrungen aus der Praxis mit Fallbeispielen, Arbeitsrechtlichem, Organisatorischem

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Fachlexikon zum Human Resource Management
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Sozialversicherungen Schweiz 2023
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Sozialversicherungs-Ratgeber für die betriebliche Praxis
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Sozialversicherungen, Lohnadministration und Arbeitsrecht
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Dieser Leitfaden verschafft einen aktuellen Überblick über die Sozialversicherungen und enthält die wichtigen und praxisrelevanten Aspekte der Lohnadministration und Sozialversicherungen.

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Grundlagen der Schweizer Sozialversicherungen Stand 2023
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Die Ausgabe 2023 bietet einen umfassenden Überblick über die in der Schweiz gültigen Löhne. Die über 9400 Lohnangaben stammen aus sehr zuverlässigen und aktuellen Quellen.

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DAS GROSSE E-BOOK DER HR-MUSTERTEXTE (Neuauflage 2024)
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Diese HR-Mustertexte-Sammlung auf 770 Seiten (!) umfasst zu 130-HR-Themen vom Recruiting über die HR-Administration und die Mitarbeiterbeurteilung bis zur Personalentwicklung alle wichtigen HR-Bereiche und ist zur Zeit der Bestseller. Die Mustertexte können per Copy-and-paste einfach übernommen werden.

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E-Doc Onboarding
E-Doc Onboarding
Dieses E-Doc geht kompakt und praxisnah auf die Erfordernisse eines erfolgreichen Onboardings ein inklusive Word-Arbeitshilfen und eine Powerpoint-Präsentation für Neueintretende.

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Praxishandbuch zur Digitalisierung im HR
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Das vorliegende Buch geht die Thematik der Digitalisierung mit einem breiten Themenspektrum praxisorientiert und mit vielen Fallbeispielen und Umsetzungsideen an.

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Pick-up Feedback für Führungskräfte
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Das Buch veranschaulicht praxisnah, warum Feedback ein derart mächtiges Kommunikationsinstrument ist und weshalb das Holen von Feedback genau wo wichtig ist wie das Geben.

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Das grosse Buch der HR-Mustertexte
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Diese umfangreiche HR-Mustertexte-Sammlung umfasst zu 130-HR-Themen vom Recruiting über die HR-Administration und das Performance Management bis zu Arbeitszeugnissen alle wichtigen HR-Bereiche.

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PowerPoint-Vorlage zum Onboarding
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Diese 25 Folien umfassende PowerPoint-Vorlage als Kurzpräsentation des Unternehmens und des Onboarding-Prozesses kann individuell erweitert und angepasst werden.

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HR-Verwaltung: Stellenwert und Bedeutung

Die Anforderungen an die Personaladministration und Verwaltung die unterschiedlichen Prozesse im Human Resource Management sind im Laufe der letzten Jahre signifikant gestiegen und haben sich stark verändert und auf neue Aufgabenbereiche wie beispielsweise die Personalentwicklung, Erarbeitung und Bereitstellung von HR-Kennzahlen im Personalmanagement, HR-Informationshandling oder auch Qualifikationen erweitert.

Aufgaben und Ziele der HR Verwaltung

Die Hauptaufgaben einer Personaladministration und HR-Verwaltung werden klassischerweise oft in drei Blöcke aufgeteilt:

Eintrittsadministration
Verträge, Anmeldung Versicherungen, Dossierverwaltung, Bewilligungen, Instrumente zur Verfügung stellen, Informationsmaterial

Austrittsadministration
Ausstellen von Zeugnissen, Abmeldung von Versicherungen, Korrespondenz, Austrittsgespräche und Statistiken von Austrittsbefragungen

Mitarbeiterbetreuung und Services
Erstellung von Zwischenzeugnissen, Stammdatenpflege, Mutationen, Absenzwesen, Korrespondenz, Kommunikationsmanagement, Mitarbeiterberatung. Die Aufgaben einer HR-Administration im Einzelnen:

  • Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen
  • Führung der Pensionskassenadministration
  • Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen
  • Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne
  • Pflege von Stammdaten und Abwicklung Saläradministration
  • Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.
  • Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen
  • Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise
  • Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern

 

Gestaltung von HR-Prozessen in der Verwaltung

Eine effiziente Gestaltung von HR-Prozessen und Verwaltungs-Aufgaben senkt auch beim Employee Self Service Kosten, automatisiert zeitraubende Routineaufgaben, erhöht die Datenqualität und -zuverlässigkeit und gibt HR-Professionals mehr Zeit für qualitativ wichtigere Aufgabenstellungen und eine Erhöhung der generellen Servicequalität und des Dienstleistungsniveaus. Damit findet letztlich eine Art "Selbstbedienung" statt, indem Mitarbeiter eigenverantwortlich einen Teil ihrer personenbezogenen Daten erfassen, verändern oder löschen, ohne dass ein HR-Sachbearbeiter mit Formularen, Kontrollen, Mutationen und mehr eingreifen und sich dazwischen schalten muss. Typische Employee Self-Service-Funktionen sind beispielsweise

  • Das Erstellen und Ausstellen von Ferienanträgen
  • Adress- oder Kontomutationen von Bankverbindungen
  • Das Buchen oder Stornieren von Weiterbildungsmassnahmen
  • Wohnorts- oder Zivilstandwechsel und sonstige Privatmutationen
  • Das Ausdrucken von Arbeitszeit- und Gehaltsnachweisen
  • Das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder -bestätigungen
  • Das Bestellen von Visitenkarten oder Ausweisen

Aufgaben und Ziele der HR-Administration

Die Hauptaufgaben einer Personaladministration werden klassischerweise oft in drei Blöcke aufgeteilt:

Eintrittsadministration
Verträge, Anmeldung, Versicherungen, Dossierverwaltung, Bewilligungen, Instrumente zur Verfügung stellen, Informationsmaterial

Austrittsadministration
Ausstellen von Zeugnissen, Abmeldung von Versicherungen, Korrespondenz, Austrittsgespräche und Statistiken von Austrittsbefragungen

Mitarbeiterbetreuung und Services
Erstellung von Zwischenzeugnissen, Stammdatenpflege, Mutationen, Absenzwesen, Korrespondenz, Kommunikationsmanagement, Mitarbeiterberatung. Die Aufgaben einer HR-Administration im Einzelnen sind Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen, Führung der Pensionskassenadministration, Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen, Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne, Pflege von Stammdaten und Abwicklung Saläradministration, Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.,Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen, Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise, Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern und mehr.

HR-Shared Services und Employee Self Service
Unter dem Begriff HR-Shared Services wird die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer HR-Organisation verstanden. Dabei werden gleichartige administrative Prozesse aus verschiedenen Bereichen zusammengefasst und gebündelt und von einer zentralen Stelle erbracht. Die Abteilungen, welche die HR-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen dabei in einer Art Kunden-Dienstleister-Verhältnis. Im Mittelpunkt einer solchen Serviceorganisation bildet ein HR Shared Service Center oft eine gesonderte Organisationseinheit. 


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