HR-Administration für eine effiziente Personalarbeit

Das moderne Zeitalter der Digitalisierung und die fortschreitende Arbeitswelt 4.0 bringen enorme Veränderungen mit sich. In diesem Zusammenhang ist die HR-Administration von zentraler Bedeutung, um die anspruchsvollen Prozesse und Anforderungen von Führungskräften, Mitarbeitern und Unternehmensführung zu meistern. Dabei muss sich die HR-Abteilung ständig an ein Human Resource Management in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess anpassen und auf neue Bedürfnisse ausrichten.

Bei uns sind Sie in den besten Händen, denn wir bieten Ihnen praxisbezogene Werke auf neuestem Stand zu Stellenbeschreibungen, Lohnverwaltung, Workflow-Zeugniserstellung, Digitalisierung, Einzug der KI, Personalinformationssystemen, Organisation von HR-Events und mehr für die HR-Administration an. Wir sind überzeugt davon, dass wir gemeinsam mit Ihnen die Zukunft der HR-Administration gestalten können.

HR-Verwaltung: Stellenwert und Bedeutung

Die Anforderungen an die Personaladministration und Verwaltung die unterschiedlichen Prozesse im Human Resource Management sind im Laufe der letzten Jahre signifikant gestiegen und haben sich stark verändert und auf neue Aufgabenbereiche wie beispielsweise die Personalentwicklung, Erarbeitung und Bereitstellung von HR-Kennzahlen im Personalmanagement, HR-Informationshandling oder auch Qualifikationen erweitert.

Aufgaben und Ziele der HR Verwaltung

Die Hauptaufgaben einer Personaladministration und HR-Verwaltung werden klassischerweise oft in drei Blöcke aufgeteilt:

Eintrittsadministration
Verträge, Anmeldung Versicherungen, Dossierverwaltung, Bewilligungen, Instrumente zur Verfügung stellen, Informationsmaterial

Austrittsadministration
Ausstellen von Zeugnissen, Abmeldung von Versicherungen, Korrespondenz, Austrittsgespräche und Statistiken von Austrittsbefragungen

Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen
Führung der Pensionskassenadministration
Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen
Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne
Pflege von Stammdaten und Abwicklung Saläradministration
Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen
Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise
Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern

Gestaltung von HR-Prozessen in der Verwaltung

Eine effiziente Gestaltung von HR-Prozessen und Verwaltungs-Aufgaben senkt auch beim Employee Self Service Kosten, automatisiert zeitraubende Routineaufgaben, erhöht die Datenqualität und -zuverlässigkeit und gibt HR-Professionals mehr Zeit für qualitativ wichtigere Aufgabenstellungen und eine Erhöhung der generellen Servicequalität und des Dienstleistungsniveaus. Damit findet letztlich eine Art "Selbstbedienung" statt, indem Mitarbeiter eigenverantwortlich einen Teil ihrer personenbezogenen Daten erfassen, verändern oder löschen, ohne dass ein HR-Sachbearbeiter mit Formularen, Kontrollen, Mutationen und mehr eingreifen und sich dazwischen schalten muss. Typische Employee Self-Service-Funktionen sind beispielsweise

Das Erstellen und Ausstellen von Ferienanträgen
Adress- oder Kontomutationen von Bankverbindungen
Das Buchen oder Stornieren von Weiterbildungsmassnahmen
Wohnorts- oder Zivilstandwechsel und sonstige Privatmutationen
Das Ausdrucken von Arbeitszeit- und Gehaltsnachweisen
Das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder -bestätigungen
Das Bestellen von Visitenkarten oder Ausweisen

Aufgaben und Ziele der HR-Administration

Die Hauptaufgaben einer Personaladministration werden klassischerweise oft in drei Blöcke aufgeteilt:

Eintrittsadministration
Verträge, Anmeldung, Versicherungen, Dossierverwaltung, Bewilligungen, Instrumente zur Verfügung stellen, Informationsmaterial

Austrittsadministration
Ausstellen von Zeugnissen, Abmeldung von Versicherungen, Korrespondenz, Austrittsgespräche und Statistiken von Austrittsbefragungen

Mitarbeiterbetreuung und Services
Erstellung von Zwischenzeugnissen, Stammdatenpflege, Mutationen, Absenzwesen, Korrespondenz, Kommunikationsmanagement, Mitarbeiterberatung. Die Aufgaben einer HR-Administration im Einzelnen sind Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen, Führung der Pensionskassenadministration, Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen, Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne, Pflege von Stammdaten und Abwicklung Saläradministration, Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.,Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen, Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise, Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern und mehr.

HR-Shared Services und Employee Self Service
Unter dem Begriff HR-Shared Services wird die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer HR-Organisation verstanden. Dabei werden gleichartige administrative Prozesse aus verschiedenen Bereichen zusammengefasst und gebündelt und von einer zentralen Stelle erbracht. Die Abteilungen, welche die HR-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen dabei in einer Art Kunden-Dienstleister-Verhältnis. Im Mittelpunkt einer solchen Serviceorganisation bildet ein HR Shared Service Center oft eine gesonderte Organisationseinheit.

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