Mustervorlage Stellenbeschreibung für eine Führungskraft

Diese Mustervorlage einer Stellenbeschreibung zeigt die Struktur und die Rubriken, enthält Formulierungen und klare Aussagen zu Stelle, Zielen, und zwar quantitativen und qualitativen, Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen und mehr. Dabei wird auch auf das Arbeitsverhalten und Sozialkompetenzen eingegangen und die Führungsanforderungen konkretisiert. Formulierungsbeispiele zu neuen Positionen und Ideen sind ebenfalls zu finden.

Bedeutung und Zweck von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind – genau gesehen – nie aktuell. Sie erfordern für Ausarbeitung und Pflege viel Zeit, damit Sie auch dauerhaft ein nützliches Organisations- und Führungsinstrument sein können.


 Die vielfältigen Verwendungszwecke von Stellenbeschreibungen



Die Stellenbeschreibung ist keine Stellenausschreibung (!), sondern ein Instrument der zeitgemässen Menschenführung und Betriebsorganisation und definiert eine Stelle in den wesentlichen Kernaspekten hinsichtlich folgender Kriterien: Unter- und Überstellung in der Organisation; Ziele der Stelle; Aufgaben der Stelle; Kompetenzen (Befugnisse) und damit auch Verantwortung; Stellvertretung (passive und aktive). Von allen Organisationsmitteln weist die Stellenbeschreibung den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich der oben genannten Merkmale auf. Sie vermittelt Einsicht in die Einordnung des einzelnen Stelleninhabers in das Gesamtgefüge von Führung und Organisation. Die Bedeutung der Stellenbeschreibung als organisatorisches Mittel und die Funktionen, die sie im Unternehmen zu erfüllen hat, werden im Einzelnen auch durch den Führungsstil Ihres Unternehmens bestimmt.

 

 Es  gibt viele wichtige Verwendungszwecke für Stellenbeschreibungen

 

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibungen sollten präzise, konkret und prägnant formuliert sein und sich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren. Es stellt sich aber die Frage, was als wesentlich zu betrachten ist. Hier ist die Überlegung wichtig, wer denn die Hauptnutzer einer Stellenbeschreibung sind und für wen und welchen Zweck sie vor allem erstellt, bzw. genutzt werden. Spielen sie beispielsweise bei der Personalrekrutierung eine wichtige Rolle, sollten Anforderungen und Aufgaben besonders genau und prägnant formuliert sein; stehen aber Zielvereinbarungen, Leistungsbewertungen oder organisatorische Prioritäten im Vordergrund, sind es wohl eher die Aufgaben und Kompetenzen und die Eingliederung und der Kontext der Stelle im Unternehmen.


Stellenbeschreibungen: Planungsschritte und Prozessablauf


 

Von A-Z ausformulierte Mustervorlage Stellenbeschreibung

Beachten Sie bitte, dass es sich beim folgenden Stellenbeschreibung Beispiel lediglich um Auszüge handelt, die Ihnen behilflich sind, Stellenbeschreibungen zu verfassen.

Angaben zur Stelle

Bezeichnung der Stelle: Marketingleiter
Funktion: Mitglied Geschäftsleitung
Organisation: Oberes Management
Direkte(r) Vorgesetzte(r)
Rolf Meister, GL-Mitglied
Stelleninhaber(in) wird vertreten von
Lars Von Arx, Leiter Product Management
Stelleninhaber(in) vertritt
Rolf Meister, GL-Mitglied

Stellenziel

Der Geschäftsführer und Markteingleiter tragen die Verantwortung für eine ziel- und imagegerechte Kommunikation mit allen Marktpartnern und die Erreichung der Umsatz- und Absatzziele. Prioritär sind auch die Produktentwicklung gemäss Portfolioziele und besonderes Augenmerk auf die Serviceleistungen für unsere Kunden.


Die wichtigsten Anforderungen auf einen Blick

  • Konzeptionelle und analytische Fähigkeiten
  • Beherrschung im Handling von Off- und Onlinemedien
  • PR-Erfahrung und ein leistungsfähiges PR-Netzwerk
  • Bei Fremdsprachen Englisch sehr gut und Französisch Basiskenntnisse
  • Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
  • Starker Markt- und Kundenbezug in allen Aufgabenstellungen
  • Erfahrung im Direktvertrieb


Qualitative und quantitative Zielsetzungen dieser Stelle

Unser Unternehmen hat zwei einfache Visionen und Kernziele: Die zufriedensten Kunden in unserem Leistungsbereich und die motiviertesten Mitarbeiter zu haben. Denn es sind diese beiden Gruppen von Menschen, welche die Pfeiler unseres unternehmerischen Wirkens sind: Unsere Mitarbeiter ermöglichen und realisieren hervorragende Leistungen und Qualität in unserer Leistungserbringung - und unsere Kunden sind unsere Abnehmer und bezahlen unsere Gehälter und wählen uns damit als Partner des Vertrauens. Vom Marketingleiter erwarten wir daher eine vorbehaltlose und konsequente Kundenorientierung und gegenüber unseren Mitarbeitern eine auf Respekt, Vertrauen, Anerkennung und Förderung basierende Führung und entsprechende Pflege der Unternehmenskultur und dieser Werte.

Qualitative Zielsetzungen

  • Sicherstellung der Kommunikationsqualität mit Markt und Kunden
  • Markt- und sortimentsgerechte Produktentwicklungen
  • Leistungsfähiger Kundendienst mit hoher Fachkompetenz
  • Moderner und dynamischer Marktauftritt auf allen Plattformen
  • Professionelle und wirksame Public Relations
  • Schrittweise Digitalisierung noch zu definierenden Handlungsfelder


Quantitative Zielsetzungen

  • Erreichen der Umsatzziele gemäss Vorgaben Geschäftsleitung
  • Erzielen eines jährlichen Umsatzwachstums von zwischen 10 bis 15%
  • Entwicklung von 2-3 Neuprodukten pro Jahr
  • Jährliches Neukundenwachstum von 10 bis 15% je nach Wirtschaftslage

Marketing- und Imageziele

Ein kundenorientiertes Marketing mit professionellen Absatzinstrumenten und ein Kundenservice auf hohem Niveau ist in unserem Unternehmen von grosser Bedeutung. Im Mittelpunkt stehen dabei Kundengewinnung, Kundenbindung, Innovationen, die permanente Weiterentwicklung der Serviceleistungen und ein Ausbau der Aktivitäten im Onlinemarketing. Auch die Imageziele, vor allem die Marktposition unseres Unternehmens zu festigen und die positive Reputation zu fördern, gehören ebenfalls zum "Pflichtenheft" des Stelleninhabers.

Arbeitsverhalten und Sozialkompetenzen

Wir erwarten in unserem Unternehmen von den Führungskräften, dass sie im kommunikativen und sozialen Bereich befähigt und stark sind und sich vor allem durch Geschick im Beziehungsverhalten und im Bereich der Führungskompetenzen auszeichnen. Im Einzelnen sind dies konkret die folgenden für uns wichtigen Sozialkompetenzen und Verhaltensweisen:

Selbständigkeit und Eigeninitiative
Infolge häufiger Abwesenheit des Geschäftsführers und im Interesse von dessen Entlastung, ist ein hohes Mass an Selbständigkeit und Eigeninitiative, vor allem in den Bereichen Personal- und Kundenumgang und in Organisation und Administration von Projekten, wichtig.

Kommunikationsfähigkeiten
Infolge des häufigen Kunden-, Personal- und Geschäftspartnerumgangs sind die Kommunikationsfähigkeiten äusserst wichtig. Gutes Eingehen auf Bedürfnisse, klare und überzeugende Argumentation und das Gewinnen und Erhalten von Vertrauen sind einige Beispiele.

Beziehungen und Verhalten
Aufgrund von häufigen Verhandlungen und Auslandkontakten sind Charaktermerkmale wie hohe Kritikfähigkeit, Ausstrahlung und ein positives Menschenbild, hohes Engagement und Leistungsbewusstsein und eine liberale und anderen Kulturen gegenüber offene Grundhaltung wichtig.

Ausgeprägte Zielorientierung
Sowohl bei der Mitarbeiterführung wie auch bei den Unternehmenszielen ist eine konsequente, disziplinierte und systematische Ausrichtung auf quantitative und qualitative Ziele von grosser Bedeutung.

 

 

 

Führungsprinzipien und –anforderungen

Die Aufgaben dieser Stelle erfordern einen hohen Führungsaufwand vor allem in der Betreuung, in der Problemlösung und permanenten Motivation eines kritischen und kreativen Teams. Wir pflegen eine agile Unternehmenskultur, verbunden mit starker Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter mit den erforderlichen Instrumenten und mit besonderem Gewicht auf Nachwuchsförderung, Gewinnung von Talenten und Mitarbeitern in Schlüsselpositionen. Leistungs- und Resultatorientierung und ausgeprägte Motivationsfähigkeiten sind weitere Führungskompetenzen und –aufgaben, die bei dieser Stelle und für unser Unternehmen wichtig sind und deren Einhaltung vom Stelleninhaber erwartet werden. Wir pflegen in unserem Unternehmen einen partnerschaftlichen Führungsstil mit einem auf Vertrauen und Respekt basierenden Menschenbild. Dies umfasst:

  • beratende Kompetenz, um Mitarbeiter zu fördern und mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen
  • emotional intelligente Kommunikation, um Mitarbeiter zu integrieren und zu motivieren
  • Bereitschaft zum Konsens, um Zustimmung und Identifikation der Mitarbeiter zu stärken
  • Eine fordernde Einstellung, um die Teamleistung zu steigern und höhere Ziele zu erreichen
  • Eine selbstbewusste Entscheidungskompetenz, um Zielorientierung, Klarheit und Sicherheit sicherzustellen.


Personalentwicklung
Die Personalentwicklung ist bei dieser Stelle von grosser Bedeutung und wird konsequent auf wichtige Kernkompetenzen, Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse ausgerichtet. Es sind dabei effiziente und moderne Instrumente und Lernmethoden einzusetzen. Im Mittelpunkt stehen interne Workshops, Online-Seminare, Trainings-on-the-job und Projektteilnahmen. Der Transfer in die Praxis und die Erfolgskontrolle haben ebenfalls eine zentrale Bedeutung und werden mit der HR-Abteilung zusammen angegangen.

Befugnisse und Kompetenzen
Der Stelleninhaber hat alle zur Wahrnehmung seiner Aufgaben notwendigen Befugnisse. Im Falle einer kurzfristigen Abwesenheit können weitere Personen schriftlich mit der Wahrnehmung von Teilaufgaben beauftragt werden. In diesem Fall verbleibt die Verantwortung beim Stelleninhaber. Der Finanzleiter ist Mitglieder Geschäftsleitung und an allen Unternehmensentscheiden mit finanziellen Auswirkungen und Fragestellungen mit Mitspracherecht beteiligt.

Besonderes und Ergänzendes


Updaten dieser Stellenbeschreibung

Aufgrund der Dynamik und kommender Herausforderungen dieser Schlüsselposition wird diese Stellenbeschreibung halbjährlich aktualisiert und neuen Gegebenheiten angepasst. Mitwirkende sind der Stelleninhaber, sein Stellvertreter, ein GL-Mitglied und der Leiter Human Resources.

Einsatzzweck dieser Stellenbeschreibung
Diese Stellenbeschreibung muss zwingend bei Arbeitszeugnissen, Vakanzen, Anforderungsprofilen, Zielvereinbarungen und organisatorischen Veränderungen und Aufgaben zum Einsatz kommen.

Ergänzende Informationen und Dokumente
Integraler Bestandteil und ergänzende und präzisierende Informationen zu dieser Stellenbeschreibung sind alle Betriebsreglemente, das Unternehmensleitbild und die separat niedergeschriebenen Führungsgrundsätze des Unternehmens. 

 

 

Formulierung von Stellenbeschreibungen

Schwammige und allgemein gehaltene Formulierungen verlieren an Aussagekraft und verunsichern den Leser. Aussagekräftig und klar formulierte Stellenbeschreibungen umschreiben Leistung und Verhalten hingegen konkret und fördern so den Informationsgehalt und die Aussagekraft. Kurze und treffende Sätze erhöhen nicht nur die Lesbarkeit und die Verständlichkeit von Aussagen, sondern reduzieren auch das Risiko von Fehlinterpretationen oder Unklarheiten. Diese Mustervorlage für Zielvereinbarungen könnte Ihnen einige weitere Hinweise zur Präzisierung von Stellenbeschreibungen geben.

Die Kunst des Schreibens allgemein und jene des Verfassens von Stellenbeschreibungen im Besonderen besteht darin, nur das zu sagen, was wesentlich ist und sich nicht in Details zu verlieren. Beschränken Sie sich auf das Notwendige, vergeuden Sie nicht Worte und damit Ihre eigene Zeit und die der Leser ihrer Stellenbeschreibungen. Aber Vorsicht: Sie gefährden die Klarheit einer Stellenbeschreibung, wenn Sie zu sehr verknappen und nur noch in einem stimmungslosen Telegrammstil schreiben.


 Stellenbeschreibung Geschäftsführer mit klarer Struktur und Textbeispielen


 

Musterformulierungen zu unkonventionellen Positionen und Aussagen

Die folgenden möglichen Musterformulierungen geben Ideen für neue Positionen und eher selten gemachte Aussagen in Stellenbeschreibungen. Sie sollen Anregungen geben für substanziell interessante und von Normen und Standards abweichenden Rubriken und Zusatzinformationen geben.

Infolge der wachsenden Bedeutung der Information Technology in unserem Unternehmen über Automatisierung und Verwaltung hinaus hat die Stelle überdurchschnittliche Entwicklungsperspektiven und Karrierechancen inner- und ausserhalb des IT-Bereiches, die im Einzelnen mit der Laufbahnberatung unserer HR-Abteilung zusammen auf dem jeweils aktuellen Stand aufgezeigt werden. Von grösster Bedeutung ist bei dieser Stelle die Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung.

Kernanforderungen an das Cultural Fit

Unser Hauptfokus auf Innovation und Kunden- und Marktorientierung ist bei dieser Stelle in besonderem Masse gegeben und relevant. Digitalisierungs-Massnahmen müssen daher im Marketing stets auch substanzielle Vorteile und Nutzenstiftungen für den Kunden zur Folge haben, vor allem was die Qualität der Serviceleistungen und Kundenkommunikation und die diesbezügliche Unternehmensreputation betrifft.

Strategische Relevanz der Stelle

Die digitale Transformation und der von digitalen Technologien und deren Möglichkeiten getriebene Veränderungsprozess nimmt auch in unserem Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Diese Stelle soll die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens stärken, die Wirtschaftlichkeit in allen Bereichen steigern und optimieren und unsere Kernkompetenzen weiter entwickeln helfen. Sie soll aber ebenso für Mitarbeiter und Kunden substanzielle Vorteile und Mehrleistungen erbringen.

Leistungsbeitrag zum Kundennutzen

Die Stelle leistet für unsere Kunden mehrfachen Nutzen bezüglich intuitiver Usability in der Bedienerfreundlichkeit, lesefreundlich aufgemachte Inhalte mit visuellen Gestaltungselementen, übersichtliche und logische Navigation, eine leistungsfähige Suchfunktion und einfach erreichbare Kontaktpersonen.

Beitrag zur Wertschöpfung

Die wichtigsten und wertvollsten Beiträge dieser Stelle zur Wertschöpfung für das Unternehmen sind Kostenbewusstsein zur Erhaltung der Profitabilität, Beibehaltung und Weiterentwicklung der hohen Qualitätsstandards und die Bereitschaft, mit substanzieller Mitwirkung an Digitalisierungsmöglichkeiten das Unternehmen und seine Produktionskapazitäten und -abläufe auch für die Zukunft wettbewerbsfähig und leistungsstark zu halten.

 


 

Der Zweck von Stellenbeschreibungen

Detaillierte Stellenbeschreibungen, heutzutage oft auch Job Descriptions genannt, ermöglichen, nebst Informationen und Hinweisen für die Stellenbewertung, auch systematische Leistungsbewertungen und lassen Zielvereinbarungen nicht nur ableiten, sondern auch präziser formulieren. Weiterhin bieten Stellenbeschreibungen mannigfaches Potenzial hinsichtlich der Personalentwicklung beispielsweise bezüglich Weiterbildungsziele und Schwerpunkte der Weiterbildungsplanung und die Ausarbeitung systematischer Laufbahn –und Karriereplanungen.

Was den Informationsgehalt ausmacht

Stellenbeschreibungen sind leider oft sehr allgemein gehalten und vermitteln mit floskelhaften und austauschbaren Informationen wenig brauchbare und verwertbare Informationen. Vor allem im Bereich der Tätigkeiten, der Stellenziele und der Leistungen sollten Stellenbeschreibungen präzise, konkret und spezifisch auf die Stelle ausgerichtet sein. Dies erreicht man mit dem Einbezug des Stelleninhabers, mit der Mithilfe sprachlich versierter Mitarbeiter, beispielsweise aus dem Human Resource Management, eigenen Beobachtungen am Arbeitsplatz und der Zuhilfenahme von Arbeitszeugnissen, Protokollen von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen.

Wie man die Qualität beurteilen kann

Es sind dies vor allem folgende Faktoren:

  • Konkrete und aussagekräftige Informationen
  • Eine sich am Verwendungszweck orientierende Struktur
  • Prägnante und klare Sprache und Aussagen
  • Vollständigkeit der für die Stelle relevanten Positionen
  • Nennung der Leistungsziele und Stellenziele
  • Konzentration auf die Zielerfüllung der Aufgaben
  • Festlegung und Definition der Verantwortlichkeiten
  • Sicherstellung der Aktualität und Aktualisierungsbedarf
  • Hinweise zur Veränderbarkeit bestimmter Aufgaben
  • Kommunikation des Stellenbeschreibungs-Nutzens.

 



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Welche Elemente moderne Stellenbeschreibungen ebenfalls enthalten sollten

Auch Stellenbeschreibungen sind dem Wandel der Arbeitswelt und des Managements unterworfen. Moderne Stellenbeschreibungen sollten daher auch über folgende Bereiche Auskunft geben:

  • Unternehmensstrategie und Kernkompetenzen
  • Zielsetzung und Zweck der Stelle
  • Überblick über den Qualifizierungsstand und Know-how


Und: Ausrichtung auf die Wertschöpfungskette eines Unternehmens, also jenen Leistungen, die den grösstmöglichen Nutzen für Kunden und somit für das Unternehmen und dessen Ertragskraft erbringen.

 

Aktualisierung von Stellenbeschreibungen

Wie schon an mehreren Stellen erwähnt, ist dieser Aspekt äusserst wichtig, damit Stellenbeschreibungen ihren Zweck erfüllen und die notwendige Akzeptanz erzielen können. Veraltete Stellenbeschreibungen können mehr Schaden anrichten, als helfen. Folgende Hinweise und Empfehlungen helfen bei der Sicherstellung der Aktualisierung:

Zeitpunkt und Häufigkeit

Im Allgemeinen genügen Aktualisierungen einmal pro Jahr. Bei Reorganisationen und einschneidenden Veränderungen (strategische Neuausrichtungen, Übernahmen, neue Ressorts und Abteilungen, Einsatz neuer Technologien auf breiter Front usw.) sind zusätzliche Updatings sinnvoll oder gar notwendig. Auch in besonders dynamischen Branchen können zwei Aktualisierungen pro Jahr durchaus angebracht sein.

Motivation zur Aktualisierung

Psychologisch besonders geschickt ist es jeweils, diese vor für alle Mitarbeitenden wichtigen Ereignissen wie Beförderungen, Gehaltsverhandlungen, Zielvereinbarungen und dergleichen vorzunehmen. Im Vorfeld solcher wichtigen Aktivitäten sind Mitarbeiter in ihrem eigenen Interesse für die Bedeutung aktueller Stellenbeschreibungen zu gewinnen.

Stellenbeschreibung

Bei Stellenbeschreibungen sollten alle jobrelevanten Aufgaben enthalten sein

 

Organisation und Beteiligte

Am besten ist es, wenn beispielsweise die Personalabteilung die Gesamtverantwortung und die Koordination und Organisation übernimmt. Dabei sollten Mitarbeiter und Linienvorgesetzte aufgefordert werden, die Aktualisierung sicherzustellen. Eine Kurzveranstaltung, an der aktuelle Beispiele vorgestellt werden, eine Anlaufstelle für Fragen und klare Verantwortlichkeiten tragen zur gewissenhaften Aktualisierung bei.

Effiziente und kurze Abläufe

Dies ist ebenfalls sehr wichtig. Kleine Teams mit klaren Terminen und einfachen wenigen Schritten der Realisierung und Abläufe helfen, die Updatings effizient und zielgerichtet vorzunehmen. Dabei ist eine klare Information, wer, was, wann, womit mit welchem Zweck und Ziel zu machen hat, der jeweils beste Weg.


 

Stellenbeschreibungen für die

Personalpraxis bei hrmbooks.ch

Das Urteil eines Lesers:

 

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Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis

 

 



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